Selezione del SaaS: criteri per requisiti, valutazione e decisione

Il SaaS è un modello operativo, non una semplice forma di approvvigionamento

Chi utilizza il SaaS non acquista un software in senso classico, ma un servizio continuativo. Il fornitore gestisce l'applicazione, fornisce gli aggiornamenti e si occupa del supporto e della formazione; la soluzione è altamente disponibile e accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Il fulcro della decisione si sposta quindi: non è più l'installazione a essere determinante, bensì la gestione continuativa.

Poiché il fornitore è responsabile della gestione, le priorità cambiano: il modello operativo, la qualità del servizio e la dipendenza contano più che nel caso di un software installato in locale, dove gestione, manutenzione e aggiornamenti sono compiti interni. La scelta non dipende quindi solo dalle funzionalità, ma anche dall'affidabilità, dalla sicurezza e dalla prevedibilità con cui il servizio viene erogato per tutta la durata del contratto.

Anche la logica dei costi cambia: le piattaforme SaaS basate sul cloud sostituiscono le spese di investimento con spese operative grazie a modelli di prezzo prevedibili e a un ridotto impegno di manutenzione IT (Philips). Non è l'acquisto una tantum a essere in primo piano, ma le spese correnti e ricorrenti. Questo rende più difficile il confronto tra le offerte, ma abbassa la soglia di ingresso.

Dal processo interno ai requisiti

I requisiti scaturiscono dalla propria realtà operativa, non da un elenco di funzionalità. Forterro ritiene decisivo se una soluzione si adatta al settore, alle dimensioni dell'azienda, al Paese, alla complessità dei processi e all'ambito specifico – se al centro vi siano quindi il commercio, la produzione, la distribuzione, la finanza, i progetti o la produzione industriale. Un sistema cloud per aziende commerciali pone accenti diversi rispetto a uno per una produzione orientata ai progetti.

La via pratica passa attraverso i propri flussi di lavoro: annotare i processi più importanti nel loro ordine effettivo, registrare volumi e quantità di documenti, definire i ruoli coinvolti, indicare i punti di passaggio ad altri sistemi e descrivere le eccezioni che nella quotidianità generano lavoro extra. Da qui si possono derivare criteri verificabili di tipo obbligatorio, auspicabile e facoltativo.

Un catalogo di criteri senza riferimento ai propri flussi operativi non è adatto come base decisionale. Ogni fornitore lo soddisfa altrettanto bene e la discussione si sposta su questioni secondarie per la gestione. È quindi utile collegare ogni criterio al processo che dovrebbe migliorare – ed eliminare i criteri per i quali non esiste tale collegamento.

Cloud puro o opzione cloud successiva

Il modello operativo è un criterio di valutazione a sé stante. Forterro ritiene decisivo se una soluzione è stata sviluppata fin dall'inizio come ERP cloud o se un sistema ERP collaudato è disponibile anche in modalità cloud. La panoramica citata classifica Myfactory come un ERP puramente cloud; Abas, Jeeves, Sylob, ProConcept e Orderwise offrono le loro soluzioni cloud in aggiunta alle consolidate offerte ERP. La distinzione vale la pena, perché mostra quanto un prodotto sia concepito in modo coerente per l'uso continuativo.

Al modello operativo si collegano le domande che determinano la quotidianità: costi prevedibili, concetti di sicurezza professionali, alta disponibilità e infrastruttura scalabile. Per il funzionamento in cloud, Abas cita tra l'altro trasparenza dei costi, backup automatizzati, patch, monitoraggio, sicurezza, disponibilità e infrastruttura scalabile.

Per la valutazione, ciò significa chiedere concretamente: dove risiedono i dati, come vengono colmate le lacune di sicurezza, con quale frequenza si effettuano gli aggiornamenti, come vengono creati e ripristinati i backup, quale disponibilità viene garantita, come si scala in caso di crescita e chi reagisce entro quali tempi alle interruzioni? Le risposte mostrano quanto cambi effettivamente l'impegno IT interno – e se si verifica il sollievo promesso dal modello.

Confronto tra fornitori di ERP cloud in base al modello operativo e all'apertura tecnica (Svizzera)

L'apertura tecnica come parametro di valutazione

Per la valutazione tecnica si possono formulare criteri verificabili: il software dovrebbe essere utilizzabile nel browser e idealmente anche tramite un'app mobile, l'azienda dovrebbe poter configurare autonomamente tutto il necessario e dovrebbero essere possibili ulteriori adattamenti tramite funzioni NoCode o LowCode. A ciò si aggiungono un'API web versatile e ben documentata per le integrazioni, trigger e azioni standard per le principali piattaforme di integrazione NoCode come Zapier e Make, nonché la possibilità di esportare sempre tutti i dati in formati significativi (topsoft).

Questi punti decidono l'utilizzabilità a lungo termine. Un account che si può aprire online senza l'intervento del produttore è una promessa ben diversa rispetto a una soluzione in cui ogni modifica passa attraverso il fornitore. Chi configura da sé e si collega tramite interfacce documentate, rimane in grado di agire quando i processi cambiano o si aggiungono altri sistemi.

Uno sguardo al mercato svizzero mostra perché qui sia necessario verificare con precisione. Nella panoramica di mercato di topsoft, limitando i criteri a «client nel browser» e «cloud», di 2253 prodotti di 960 fornitori ne rimanevano 18 prodotti di 12 fornitori; un'API REST era offerta da 51 prodotti di 35 fornitori. L'esportazione dei dati non è quindi una condizione secondaria, bensì una garanzia per l'uscita.

Panoramica del mercato: apertura tecnica delle soluzioni SaaS in Svizzera (2026)

Profondità nella propria nicchia anziché ampiezza di funzioni

Una soluzione che copre tutto per tutti raramente diventa indispensabile. Un'analisi del mercato SaaS svizzero riassume il principio: chi vuole essere tutto per tutti, non è indispensabile per nessuno; chi invece si rivolge a un settore regolamentato con un know-how tecnico specifico, costruisce una posizione che un generalista difficilmente può replicare (Scalemetrics). Come esempio, la fonte cita Exnaton, che si concentra sulla definizione dinamica delle tariffe e sulla fatturazione energetica basata sull'IA per i fornitori di energia e ha integrato nel prodotto i requisiti di conformità come l'ElCom e l'ENTSO-E – ambiti in cui le soluzioni SaaS generiche, secondo la fonte, falliscono.

Da ciò si possono derivare due criteri di verifica. Primo: la conoscenza del settore e i requisiti di conformità specifici sono ancorati nel prodotto, invece di essere offerti come servizio di consulenza a parte? La conformità può essere un motivo di acquisto per determinati gruppi di clienti, non solo un ostacolo. Secondo: il fornitore può dimostrare impieghi presso clienti comparabili? L'analisi citata presenta per Exnaton progetti pilota dimostrati presso fornitori di energia prima del round di finanziamento – un segnale di effettiva risoluzione dei problemi anziché di mera dichiarazione di intenti.

Per la decisione di selezione ne consegue che: un ampio elenco di funzioni non è un valore in sé. Chi risolve davvero un problema ben definito nel proprio settore, mantiene il know-how nel prodotto e non solo nella conversazione di vendita.

Rendere comparabili costi, benefici e rischi

Nella valutazione rientrano le spese correnti e prevedibili al posto delle spese di investimento, nonché il ridotto impegno di manutenzione. Secondo Philips, le piattaforme SaaS basate sul cloud consentono una rapida scalabilità senza nuovo hardware, trasformano gli investimenti in spese operative e riducono l'impegno di manutenzione IT. Questi effetti vanno inseriti nel calcolo – ma non come presupposto, bensì come voce con un numero.

Il confronto va fatto sull'intera durata del contratto, non sul primo anno. Oltre ai costi di licenza o di abbonamento, vanno calcolati l'introduzione, la migrazione dei dati, le interfacce, la formazione, eventuali adattamenti e l'impegno di assistenza interno. Solo questa visione d'insieme rende due offerte effettivamente comparabili e mostra se il sollievo promesso per l'IT interno si verifica.

Al lato dei rischi va dedicato lo stesso spazio: protezione dei dati e sicurezza informatica, integrazione nei sistemi esistenti, dipendenza dal fornitore, nonché scenari di uscita e portabilità dei dati. Philips sottolinea che i fornitori di SaaS nel settore sanitario devono garantire i requisiti di HIPAA e GDPR tramite crittografia e gestione dei dati; come contesto, Philips cita che solo il 47 percento dei dati sensibili viene archiviato nel cloud, rispetto al 61 percento in altri settori. Per le aziende svizzere, è necessario chiarire prima della firma le proprie disposizioni in materia di protezione dei dati, il luogo di archiviazione dei dati e la restituzione dei dati contrattualmente garantita.

Vantaggi e rischi nell'uso del SaaS nel contesto svizzero

Preparare la decisione e garantire l'introduzione

Il percorso decisionale segue un ordine semplice: ponderare i criteri, valutare le offerte in base a questa ponderazione, condurre una fase di test limitata con dati reali e casi d'uso reali e coinvolgere i reparti specializzati interessati. Chi non coinvolge gli utenti per tempo, prende una decisione che non verrà sostenuta nella quotidianità.

La decisione in sé va documentata: quali criteri con quale ponderazione hanno fatto la differenza, quali fornitori sono stati esclusi per quali motivi e quali condizioni devono essere ancora soddisfatte prima della stipula del contratto. Non è un fine a sé stante – la documentazione rende la decisione comprensibile in seguito, quando i requisiti cambiano o si discute di un cambio.

La selezione non finisce con la firma del contratto. Dal punto di vista dei fornitori, aggiornamenti regolari del prodotto e lo sviluppo continuo sono centrali per soddisfare gli utenti e legarli più a lungo all'azienda. Per l'utente, questo è il rovescio della medaglia: se la scelta si rivela valida nella quotidianità, lo si vede solo in seguito – nella cura del prodotto, nello sviluppo e nel fatto che gli utenti accettino il servizio.