Confrontare le offerte SaaS: matrice di valutazione e ponderazione

Perché un puro confronto dei prezzi fallisce con i SaaS

L'analisi di utilità – nota anche come modello di scoring – è un metodo di valutazione per prendere decisioni tra diverse alternative. È particolarmente indicata laddove, oltre ai fattori quantitativi come prezzi e condizioni, entrano in gioco fattori qualitativi come le capacità e l'equipaggiamento di un fornitore (Snubes). Lo strumento correlato è la matrice di valutazione: una tabella che riunisce criteri, ponderazioni e valutazioni delle alternative. Fa parte dell'analisi di utilità e non è una procedura concorrente. Il processo si articola in quattro fasi: definizione dei criteri di valutazione, determinazione della ponderazione, valutazione dei criteri e analisi finale (Snubes).

Un mero confronto dei prezzi tralascia proprio quegli aspetti in cui le offerte SaaS differiscono. I criteri di confronto tipici includono prezzo, qualità della prestazione, esperienza e referenze, tempo di reazione, livello di servizio, ubicazione e sostenibilità (EasyTender). Per gli acquisti B2B di SaaS superiori a 500 dollari USA al mese, secondo involve.me si svolge quasi sempre una valutazione strutturata, che coinvolge di solito da tre a cinque fornitori, i cui risultati vengono presentati agli stakeholder. Spesso, tuttavia, mancano dimensioni come la profondità dell'integrazione, le certificazioni di sicurezza o i costi totali di esercizio durante la durata del contratto: ovvero quelle grandezze che determinano l'impegno successivo all'implementazione.

Fatti sulla valutazione strutturata dei SaaS in Svizzera

Scegliere criteri che facciano davvero la differenza

I criteri possono essere suddivisi in tre tipologie (involve.me): i criteri fondamentali, che ogni fornitore deve soddisfare – funzioni di base, disponibilità e raggiungibilità del supporto. Qui tutti ottengono punteggi simili; questi criteri non differenziano, ma rendono la matrice completa ed equa. I criteri differenzianti sono capacità specifiche con un vero potere discriminatorio. I criteri di rischio rilevano le potenziali debolezze del fornitore: certificazioni di sicurezza come SOC 2 Type II, opzioni di residenza dei dati, stabilità del fornitore e tempi di implementazione.

Ogni criterio deve essere formulato in modo misurabile e interpretabile allo stesso modo per tutte le offerte. Grandezze vaghe come «facilità d'uso» senza una definizione non appartengono alla matrice (involve.me). Il tempo di reazione può essere definito tramite il termine garantito nel livello di servizio per la prima risposta del supporto, la residenza dei dati tramite il luogo in cui i dati sono conservati, l'ubicazione tramite la sede del supporto. Anche il prezzo va precisato: non solo la tariffa di abbonamento, ma i costi sostenuti durante la durata del contratto, inclusi i costi di implementazione e di esercizio.

Il catalogo dei criteri non deve essere costruito da zero: Leanix mette a disposizione una matrice di criteri per la valutazione dei fornitori SaaS, che può essere integrata con criteri propri. Chi redige la matrice in autonomia mantiene il controllo sulle regole del gioco. Se invece il quadro di valutazione viene fornito dal fornitore, potrebbe essere ponderato in modo da metterne in risalto i punti di forza (involve.me).

Vantaggi e rischi della matrice di valutazione gestita dal fornitore

Definire la ponderazione e portarla al 100 per cento

Le ponderazioni vengono distribuite in percentuale, ogni criterio riceve un valore tra lo 0 e il 100 per cento (Snubes). Un esempio comune: prezzo 40 per cento, qualità 40 per cento, servizio 20 per cento (EasyTender). La somma deve obbligatoriamente dare il 100 per cento; gli strumenti di valutazione lo impongono tramite una funzione apposita, mentre in un foglio di calcolo è necessaria una cella di controllo.

Le ponderazioni vanno stabilite prima dell'assegnazione dei punteggi e indipendentemente dai singoli fornitori. Chi attribuisce un peso elevato al prezzo prende di fatto una pre-decisione già in questa fase: secondo involve.me, molti interessati ponderano il prezzo al 30 per cento del punteggio totale, stabilendo così di fatto quanto i vantaggi di costo possano compensare gli svantaggi qualitativi. La stessa matrice, con una ponderazione diversa, può produrre una classifica diversa: la ponderazione è quindi essa stessa parte della decisione e non un mero calcolo preparatorio.

Ponderazione raccomandata per la valutazione dei fornitori SaaS

Una scala di valutazione uniforme per tutte le offerte

Che si tratti di 1–5 punti, 1–10 o voti scolastici: tutte le offerte devono essere valutate secondo la stessa scala (EasyTender). Affinché persone diverse possano giudicare in modo comparabile, il significato di ogni livello della scala viene descritto in anticipo – ad esempio, cosa distingue un 4 da un 3 per quanto riguarda il tempo di reazione o la profondità dell'integrazione. Senza questa descrizione, ogni persona valuta secondo il proprio metro di giudizio e i punteggi totali non possono più essere confrontati.

La comparabilità inizia già dall'offerta stessa. Se ogni fornitore utilizza il proprio layout PDF, le informazioni si perdono; se invece tutti i prestatori di servizi rispondono alle stesse domande e compilano gli stessi campi, si crea una struttura uniforme che include prezzi, opzioni e indicazioni qualitative, e il margine di interpretazione si riduce (EasyTender).

Dall'assegnazione dei punteggi alla classifica

La valutazione è un passaggio di calcolo: per ogni criterio, il punteggio assegnato viene moltiplicato per la ponderazione, e i valori ponderati vengono sommati per ottenere il punteggio totale (EasyTender). Dai punteggi totali nasce una classifica delle offerte, che funge da base per la decisione di aggiudicazione (EasyTender).

In team, per ogni criterio vengono raccolte più stime – ad esempio una per ogni persona coinvolta – e le discrepanze vengono discusse prima che i punteggi confluiscono nella matrice. Ampie dispersioni per un criterio indicano o una definizione poco chiara del criterio stesso o diversi livelli di informazione; entrambe le cose possono essere corrette finché la valutazione è ancora aperta. Le decisioni di team sono un caso d'uso tipico dei confronti strutturati di offerte (EasyTender).

Documentare la decisione e giustificarla verso terzi

Una valutazione ben documentata è particolarmente cruciale quando i progetti diventano più grandi o sono coinvolti più stakeholder: il confronto delle offerte rimane trasparente sia per i responsabili sia per la direzione aziendale (EasyTender). La via classica tramite e-mail, allegati PDF e confronti manuali in Excel è invece soggetta a errori, richiede molto tempo ed è difficilmente tracciabile (EasyTender).

Non vengono annotati solo i punteggi, ma anche i criteri e le ponderazioni. Se in seguito i requisiti cambiano, è possibile verificare quali assunzioni hanno sostenuto la decisione e come una ponderazione modificata avrebbe influito sulla classifica. Verso terzi – direzione aziendale, acquisti o altri stakeholder – la decisione di aggiudicazione può così essere giustificata, anziché limitarsi a indicarne il risultato.