Confrontare offerte SaaS: matrice di valutazione e ponderazione

Perché il semplice confronto dei prezzi fallisce nel SaaS

L'analisi del valore d'utilità, nota anche come modello di scoring, è un metodo di valutazione per prendere decisioni tra diverse alternative. È adatta quando, oltre a fattori quantitativi come prezzi e condizioni, sono decisivi anche fattori qualitativi come le competenze e l'equipaggiamento di un fornitore (Snubes).

Lo strumento correlato è la matrice di valutazione: una tabella che riunisce criteri, pesi e valutazioni delle alternative. Fa parte dell'analisi del valore d'utilità, non è una procedura concorrente. Il processo comprende quattro passaggi: definire i criteri di valutazione, stabilire la ponderazione, valutare i criteri, effettuare la valutazione finale (Snubes).

Un semplice confronto dei prezzi esclude esattamente gli aspetti in cui le offerte SaaS differiscono. I tipici criteri di confronto sono prezzo, qualità della prestazione, esperienza e referenze, tempo di reazione, livello di servizio, sede e sostenibilità (EasyTender).

Negli acquisti B2B di SaaS superiori a 500 dollari USA al mese, secondo involve.me avviene quasi sempre una valutazione strutturata, solitamente su tre-cinque fornitori; i risultati vengono presentati agli stakeholder. Spesso mancano dimensioni come la profondità dell'integrazione, le certificazioni di sicurezza o i costi totali di esercizio durante il periodo contrattuale – grandezze che determinano l'impegno dopo l'introduzione.

Un confronto strutturato segue sei passaggi: definire i criteri, assegnare la ponderazione, scegliere la scala di valutazione, registrare le offerte, assegnare i punteggi, creare la classifica e decidere (EasyTender). Durante la registrazione, i fornitori di servizi inseriscono i loro dati direttamente nel modulo – prezzi, opzioni, commenti; evitando così la trascrizione manuale da preventivi PDF (EasyTender).

Una matrice applicabile per le offerte SaaS elenca i criteri a sinistra, i fornitori in alto e i punteggi nelle celle. A destra figurano il peso e il valore ponderato; la somma dei pesi ammonta al 100 percento.

Una struttura di base per le offerte SaaS utilizza prezzo, qualità della prestazione e livello di servizio. I pesi possono essere: prezzo 40 percento, qualità 40 percento e servizio 20 percento.

Passaggi nel confronto strutturato SaaS

Vantaggi e svantaggi di un semplice confronto dei prezzi

Scegliere criteri che fanno davvero la differenza

I criteri possono essere suddivisi in tre tipi (involve.me). I criteri di base devono essere soddisfatti da ogni fornitore – funzioni fondamentali, disponibilità e raggiungibilità del supporto. Qui tutti ottengono risultati simili; questi criteri non differenziano, ma rendono la matrice completa ed equa.

I criteri differenzianti sono capacità specifiche con vero potere discriminatorio. I criteri di rischio catturano potenziali punti deboli del fornitore: certificazioni di sicurezza come SOC 2 Type II, opzioni di residenza dei dati, stabilità del fornitore e durata dell'implementazione.

Nella pratica, i criteri differenzianti possono apparire così (involve.me): prestazioni del motore di formule con VLOOKUP e condizioni, numero di integrazioni native (50+), logica condizionale sofisticata e varietà di contenuti interattivi come quiz, calcolatori e moduli su una piattaforma. Chi crea la matrice decide se tali capacità debbano apparire come criterio.

Ogni criterio deve essere formulato in modo misurabile e interpretabile allo stesso modo per tutte le offerte. Grandezze vaghe come «facilità d'uso» senza definizione non appartengono alla matrice (involve.me).

Il tempo di reazione può essere definito tramite il termine garantito nel livello di servizio fino alla prima risposta del supporto, la residenza dei dati tramite il luogo di conservazione dei dati, la sede tramite la località del supporto. Anche il prezzo va precisato: non solo la canone di abbonamento, ma i costi sostenuti durante la durata del contratto, inclusi i costi di implementazione e di esercizio.

Un catalogo completo di criteri per le offerte SaaS include quindi prezzo, qualità della prestazione, esperienza e referenze, tempo di reazione, livello di servizio, sede e sostenibilità (EasyTender) nonché funzioni di base, disponibilità e raggiungibilità del supporto come criteri fondamentali (involve.me). Si aggiungono i criteri di rischio: certificazioni di sicurezza come SOC 2 Type II, opzioni di residenza dei dati, stabilità del fornitore e durata dell'implementazione. Come dimensioni di valutazione spesso omesse, involve.me cita inoltre la profondità dell'integrazione e i costi totali di esercizio.

Il catalogo dei criteri non deve essere costruito da zero: Leanix mette a disposizione una matrice di criteri per la valutazione dei fornitori SaaS, integrabile con criteri propri. Chi crea la matrice mantiene il controllo sulle regole del gioco. Se invece il quadro di valutazione viene fornito dal fornitore, potrebbe essere ponderato in modo da evidenziare i suoi punti di forza (involve.me).

Il catalogo di criteri di Leanix copre tutti i importanti criteri di valutazione SaaS per il successo a lungo termine di un'azienda; i fornitori vi vengono valutati in base all'importanza e all'urgenza dei rispettivi criteri. Snubes offre inoltre un modello Excel gratuito per il confronto delle offerte.

Un catalogo di criteri esteso integra tempo di reazione, livello di servizio, sede, sostenibilità, profondità dell'integrazione, certificazioni di sicurezza, residenza dei dati, stabilità del fornitore, durata dell'implementazione e costi totali di esercizio. I pesi per queste righe vanno impostati autonomamente; la somma deve dare 100 percento.

La matrice di criteri di Leanix è disponibile su leanix.net. Il modello Excel gratuito di Snubes si trova su snubes.de.

Criteri importanti per la valutazione SaaS

Stabilire la ponderazione e portarla al 100 percento

I pesi vengono distribuiti in percentuale, ogni criterio riceve un valore percentuale (Snubes). Un esempio comune: prezzo 40 percento, qualità 40 percento, servizio 20 percento (EasyTender). La somma deve obbligatoriamente dare 100 percento; gli strumenti di valutazione impongono ciò tramite una funzione specifica, mentre in un foglio di calcolo serve una cella di controllo.

I pesi vanno stabiliti prima dell'assegnazione dei punteggi e indipendentemente dai singoli fornitori. Chi attribuisce un peso elevato al prezzo prende già in questa fase una pre-decisione: secondo involve.me, molti interessati ponderano il prezzo con il 30 percento del punteggio totale, stabilendo di fatto quanto i vantaggi di costo compensino gli svantaggi qualitativi.

Per gli altri criteri – tempo di reazione, livello di servizio, sede, sostenibilità, profondità dell'integrazione, certificazioni di sicurezza, residenza dei dati, stabilità del fornitore, durata dell'implementazione e costi totali di esercizio – i pesi vanno impostati autonomamente; la somma deve anche in questo caso dare 100 percento (Snubes).

La stessa matrice può produrre una classifica diversa con una ponderazione differente. La ponderazione è quindi essa parte della decisione, non mera preparazione di calcolo.

Un esempio di ponderazione calcolato: prezzo 40 percento, qualità 40 percento, servizio 20 percento. Una differenza di un punto nel prezzo sposta il punteggio totale di 0,4 punti, nel servizio di 0,2 punti.

Una scala di valutazione uniforme per tutte le offerte

Che si tratti di 1–5 punti, 1–10 o voti scolastici: tutte le offerte devono essere valutate secondo la stessa scala (EasyTender). Affinché persone diverse giudichino in modo comparabile, il significato di ogni livello della scala viene descritto in anticipo – ad esempio cosa distingue un 4 da un 3 nel tempo di reazione o nella profondità dell'integrazione. Senza questa descrizione, ogni persona valuta secondo il proprio metro e i punteggi totali non possono più essere confrontati.

La comparabilità inizia dall'offerta stessa. Se ogni fornitore usa il proprio layout PDF, le informazioni si perdono; se invece tutti i fornitori di servizi rispondono alle stesse domande e campi, nasce una struttura uniforme inclusi prezzi, opzioni e indicazioni qualitative, e lo spazio di interpretazione diminuisce (EasyTender).

Per la matrice è adatta la scala 1–5 punti. Ogni livello viene descritto in anticipo, affinché tutte le offerte siano giudicate allo stesso modo.

Dall'assegnazione dei punteggi alla classifica

La valutazione è un passaggio di calcolo: per ogni criterio, il punteggio assegnato viene moltiplicato per il peso, i valori ponderati vengono sommati per ottenere il punteggio totale (EasyTender). Dai punteggi totali nasce una classifica delle offerte, che serve come base per la decisione di aggiudicazione (EasyTender).

Nella matrice compilata, a sinistra figurano i criteri con il relativo peso, in alto i prodotti concorrenti; in ogni cella va la valutazione del fornitore per quel criterio (involve.me). Solitamente vengono valutati tre-cinque fornitori in base ai criteri stabiliti, i punteggi vengono assegnati e i risultati presentati agli stakeholder (involve.me).

Si calcola per ogni criterio: punteggio moltiplicato per il peso dà il valore ponderato (EasyTender). Un criterio con peso del 40 percento influisce sul punteggio totale il doppio rispetto a uno con peso del 20 percento – la ponderazione sposta immediatamente la classifica.

Nel team, per ogni criterio vengono raccolte diverse stime – ad esempio una per persona coinvolta – e le deviazioni vengono discusse prima che i punteggi confliscano nella matrice. Grandi dispersioni in un criterio indicano o una definizione poco chiara del criterio o diversi stati informativi; entrambi gli aspetti possono essere corretti finché la valutazione è ancora aperta. Le decisioni in team sono un tipico caso d'uso di confronti strutturati delle offerte (EasyTender).

Un esempio calcolato con la scala 1–5 e i pesi 40/40/20: il Fornitore A ha prezzo 5, qualità 5, servizio 5. Ponderato risulta 5 × 0,4 = 2,0, 5 × 0,4 = 2,0 e 5 × 0,2 = 1,0, quindi 5,0 punti totali.

Il Fornitore B ha prezzo 1, qualità 1, servizio 1. Ponderato risulta 1 × 0,4 = 0,4, 1 × 0,4 = 0,4 e 1 × 0,2 = 0,2, quindi 1,0 punti totali. La classifica vede il Fornitore A davanti al Fornitore B.

Classifica in base al punteggio totale ponderato

Documentare la decisione e giustificarla verso terzi

Una valutazione ben documentata è centrale soprattutto quando i progetti diventano più grandi o sono coinvolti più stakeholder: il confronto delle offerte rimane trasparente sia per i responsabili sia per la direzione aziendale (EasyTender). La via classica tramite e-mail, allegati PDF e confronti manuali in Excel è invece soggetta a errori, dispendiosa in termini di tempo e difficilmente tracciabile (EasyTender).

Vengono registrati non solo i punteggi, ma anche i criteri e i pesi. Se in seguito i requisiti cambiano, è possibile verificare quali ipotesi hanno sostenuto la decisione e come una ponderazione spostata avrebbe influenzato la classifica. Verso terzi – direzione aziendale, acquisti o altri stakeholder – la decisione di aggiudicazione diventa così giustificabile, invece di menzionare solo il risultato.

La matrice documentata comprende criteri, pesi, la scala di valutazione scelta e i punti per fornitore. Ciò permette di ricostruire la decisione passo dopo passo anche dopo l'aggiudicazione (EasyTender).

La matrice viene archiviata con criteri, pesi, scala e punti per fornitore. In questo modo la classifica rimane tracciabile anche dopo l'aggiudicazione.