SaaS-Angebote vergleichen: Bewertungsmatrix und Gewichtung

Weshalb ein reiner Preisvergleich bei SaaS scheitert

Die Nutzwertanalyse, auch Scoring-Modell, ist eine Bewertungsmethode für Entscheide zwischen mehreren Alternativen. Sie eignet sich, wenn neben quantitativen Faktoren wie Preisen und Konditionen auch qualitative Faktoren wie Fähigkeiten und Ausstattung eines Anbieters entscheidend sind (Snubes).

Das zugehörige Werkzeug ist die Bewertungsmatrix: eine Tabelle, die Kriterien, Gewichte und Bewertungen der Alternativen zusammenführt. Sie ist Teil der Nutzwertanalyse, kein konkurrierendes Verfahren. Der Ablauf umfasst vier Schritte: Bewertungskriterien definieren, Gewichtung festlegen, Kriterien bewerten, final auswerten (Snubes).

Ein reiner Preisvergleich blendet genau die Positionen aus, in denen sich SaaS-Offerten unterscheiden. Typische Vergleichskriterien sind Preis, Qualität der Leistung, Erfahrung und Referenzen, Reaktionszeit, Service-Level, Standort und Nachhaltigkeit (EasyTender).

Bei B2B-SaaS-Käufen über 500 US-Dollar pro Monat findet laut involve.me fast immer eine strukturierte Bewertung statt, meist über drei bis fünf Anbieter; die Ergebnisse werden den Stakeholdern präsentiert. Häufig fehlen Dimensionen wie Integrationstiefe, Sicherheitszertifizierungen oder Gesamtbetriebskosten über die Laufzeit – jene Grössen, die den Aufwand nach der Einführung prägen.

Ein strukturierter Vergleich folgt sechs Schritten: Kriterien definieren, Gewichtung vergeben, Bewertungsskala wählen, Offerten erfassen, Punkte vergeben, Rangliste und Entscheid (EasyTender). Beim Erfassen geben die Dienstleister ihre Angaben direkt im Formular ein – Preise, Optionen, Kommentare; das Abtippen von PDF-Angeboten entfällt (EasyTender).

Eine anwendbare Matrix für SaaS-Offerten führt links die Kriterien, oben die Anbieter, in den Zellen die Punkte. Rechts stehen Gewicht und gewichteter Wert; die Summe der Gewichte beträgt 100 Prozent.

Ein Startgerüst für SaaS-Offerten nutzt Preis, Qualität der Leistung und Service-Level. Die Gewichte können Preis 40 Prozent, Qualität 40 Prozent und Service 20 Prozent betragen.

Schritte im strukturierten SaaS-Vergleich

Vorteile und Nachteile eines reinen Preisvergleichs

Kriterien wählen, die wirklich unterscheiden

Kriterien lassen sich in drei Arten gliedern (involve.me). Grundlegende Kriterien muss jeder Anbieter erfüllen – grundlegende Funktionen, Verfügbarkeit und Erreichbarkeit des Supports. Hier schneiden alle ähnlich ab; diese Kriterien differenzieren nicht, machen die Matrix aber vollständig und fair.

Differenzierende Kriterien sind spezifische Fähigkeiten mit echter Trennschärfe. Risikokriterien erfassen potenzielle Schwächen des Anbieters: Sicherheitszertifizierungen wie SOC 2 Type II, Optionen zur Datenresidenz, Stabilität des Anbieters und Implementierungszeitraum.

Konkret können differenzierende Kriterien so aussehen (involve.me): Leistungsfähigkeit der Formel-Engine mit VLOOKUP und Bedingungen, Anzahl nativer Integrationen (50+), ausgefeilte bedingte Logik und Vielfalt interaktiver Inhalte wie Quizze, Rechner und Formulare auf einer Plattform. Wer die Matrix selbst aufstellt, entscheidet mit, ob solche Fähigkeiten überhaupt als Kriterium erscheinen.

Jedes Kriterium muss messbar formuliert und für alle Offerten gleich interpretierbar sein. Vage Grössen wie «Benutzerfreundlichkeit» ohne Definition gehören nicht in die Matrix (involve.me).

Reaktionszeit lässt sich über die im Service-Level zugesicherte Frist bis zur ersten Support-Antwort fassen, Datenresidenz über den Ort der Datenhaltung, Standort über den Sitz des Supports. Auch der Preis ist zu präzisieren: nicht nur die Abonnementsgebühr, sondern die über die Vertragslaufzeit anfallenden Kosten einschliesslich Implementierungs- und Betriebskosten.

Ein vollständiger Kriterienkatalog für SaaS-Offerten umfasst damit Preis, Qualität der Leistung, Erfahrung und Referenzen, Reaktionszeit, Service-Level, Standort und Nachhaltigkeit (EasyTender) sowie grundlegende Funktionen, Verfügbarkeit und Erreichbarkeit des Supports als Grundkriterien (involve.me). Dazu kommen die Risikokriterien: Sicherheitszertifizierungen wie SOC 2 Type II, Optionen zur Datenresidenz, Stabilität des Anbieters und Implementierungszeitraum. Als häufig ausgelassene Bewertungsdimensionen nennt involve.me zudem Integrationstiefe und Gesamtbetriebskosten.

Der Kriterienkatalog muss nicht von null aufgebaut werden: Leanix stellt eine Kriterienmatrix zur Bewertung von SaaS-Anbietern bereit, die sich um eigene Kriterien ergänzen lässt. Wer die Matrix selbst aufstellt, behält die Kontrolle über die Spielregeln. Wird der Bewertungsrahmen dagegen vom Anbieter geliefert, kann er so gewichtet sein, dass er dessen Stärken hervorhebt (involve.me).

Der Kriterienkatalog von Leanix deckt alle wichtigen SaaS-Bewertungskriterien für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens ab; Anbieter werden darin nach der Bedeutung und Dringlichkeit der jeweiligen Kriterien bewertet. Snubes hält zusätzlich eine kostenlose Excel-Vorlage für den Angebotsvergleich bereit.

Ein erweiterter Kriterienkatalog ergänzt Reaktionszeit, Service-Level, Standort, Nachhaltigkeit, Integrationstiefe, Sicherheitszertifizierungen, Datenresidenz, Stabilität des Anbieters, Implementierungszeitraum und Gesamtbetriebskosten. Die Gewichte für diese Zeilen sind selbst zu setzen; die Summe muss 100 Prozent ergeben.

Die Kriterienmatrix von Leanix ist unter leanix.net abrufbar. Die kostenlose Excel-Vorlage von Snubes findet sich unter snubes.de.

Wichtige Kriterien für die SaaS-Bewertung

Gewichtung festlegen und auf 100 Prozent bringen

Die Gewichte werden prozentual verteilt, jedes Kriterium erhält einen prozentualen Wert (Snubes). Ein gebräuchliches Beispiel: Preis 40 Prozent, Qualität 40 Prozent, Service 20 Prozent (EasyTender). Die Summe muss zwingend 100 Prozent ergeben; Bewertungstools erzwingen dies über eine eigene Funktion, in einer Tabellenkalkulation braucht es dafür eine Kontrollzelle.

Die Gewichte sind vor der Punktevergabe und unabhängig von einzelnen Anbietern festzulegen. Wer den Preis hoch gewichtet, trifft die Vorentscheidung bereits in diesem Schritt: Laut involve.me gewichten viele Interessenten den Preis mit 30 Prozent der Gesamtpunktzahl und legen damit faktisch fest, wie stark Kostenvorteile qualitative Nachteile aufwiegen.

Für die weiteren Kriterien – Reaktionszeit, Service-Level, Standort, Nachhaltigkeit, Integrationstiefe, Sicherheitszertifizierungen, Datenresidenz, Stabilität des Anbieters, Implementierungszeitraum und Gesamtbetriebskosten – sind die Gewichte selbst zu setzen; die Summe muss auch dann 100 Prozent ergeben (Snubes).

Dieselbe Matrix kann bei anderer Gewichtung eine andere Rangliste ergeben. Die Gewichtung ist deshalb selbst Teil des Entscheids, nicht blosse Rechenvorbereitung.

Ein durchgerechnetes Gewichtungsbeispiel: Preis 40 Prozent, Qualität 40 Prozent, Service 20 Prozent. Ein Punkt Unterschied beim Preis verschiebt die Gesamtpunktzahl um 0,4 Punkte, beim Service um 0,2 Punkte.

Eine einheitliche Bewertungsskala für alle Offerten

Ob 1–5 Punkte, 1–10 oder Schulnoten: Alle Angebote müssen nach derselben Skala bewertet werden (EasyTender). Damit verschiedene Personen vergleichbar urteilen, wird die Bedeutung jeder Skalenstufe vorab umschrieben – etwa was bei der Reaktionszeit oder der Integrationstiefe eine 4 gegenüber einer 3 auszeichnet. Ohne diese Umschreibung bewertet jede Person nach eigenem Massstab, und die Gesamtpunktzahlen lassen sich nicht mehr nebeneinander stellen.

Die Vergleichbarkeit beginnt bei der Offerte selbst. Verwendet jeder Anbieter sein eigenes PDF-Layout, gehen Informationen unter; beantworten dagegen alle Dienstleister dieselben Fragen und Felder, entsteht eine einheitliche Struktur inklusive Preisen, Optionen und qualitativen Angaben, und der Interpretationsspielraum sinkt (EasyTender).

Für die Matrix eignet sich die Skala 1–5 Punkte. Jede Stufe wird vorab umschrieben, damit alle Offerten gleich beurteilt werden.

Von der Punktevergabe zur Rangliste

Die Auswertung ist ein Rechenschritt: Pro Kriterium wird die vergebene Punktzahl mit dem Gewicht multipliziert, die gewichteten Werte werden zur Gesamtpunktzahl addiert (EasyTender). Aus den Gesamtpunktzahlen entsteht eine Rangliste der Offerten, die als Grundlage des Vergabeentscheids dient (EasyTender).

In der ausgefüllten Matrix stehen links die Kriterien samt Gewicht, oben die konkurrierenden Produkte; in jede Zelle kommt die Bewertung des Anbieters für dieses Kriterium (involve.me). Bewertet werden meist drei bis fünf Anbieter anhand der festgelegten Kriterien, die Punkte werden vergeben und die Ergebnisse den Stakeholdern präsentiert (involve.me).

Gerechnet wird je Kriterium: Punktzahl multipliziert mit dem Gewicht ergibt den gewichteten Wert (EasyTender). Ein Kriterium mit 40 Prozent Gewicht wirkt doppelt so stark auf die Gesamtpunktzahl wie eines mit 20 Prozent – die Gewichtung verschiebt die Rangliste unmittelbar.

Im Team werden pro Kriterium mehrere Einschätzungen erfasst – etwa je eine pro beteiligter Person – und die Abweichungen besprochen, bevor die Punkte in die Matrix einfliessen. Grosse Streuungen bei einem Kriterium deuten entweder auf eine unklare Kriteriendefinition oder auf unterschiedliche Informationsstände; beides lässt sich korrigieren, solange die Bewertung noch offen ist. Entscheidungen im Team sind ein typischer Anwendungsfall strukturierter Offertenvergleiche (EasyTender).

Ein durchgerechnetes Beispiel mit der Skala 1–5 und den Gewichten 40/40/20: Anbieter A hat Preis 5, Qualität 5, Service 5. Gewichtet ergibt das 5 × 0,4 = 2,0, 5 × 0,4 = 2,0 und 5 × 0,2 = 1,0, also 5,0 Gesamtpunkte.

Anbieter B hat Preis 1, Qualität 1, Service 1. Gewichtet ergibt das 1 × 0,4 = 0,4, 1 × 0,4 = 0,4 und 1 × 0,2 = 0,2, also 1,0 Gesamtpunkte. Die Rangliste lautet Anbieter A vor Anbieter B.

Rangliste nach gewichteter Gesamtpunktzahl

Entscheid dokumentieren und gegenüber Dritten begründen

Eine sauber festgehaltene Bewertung ist besonders dann zentral, wenn Projekte grösser werden oder mehrere Stakeholder involviert sind: Der Offertenvergleich bleibt sowohl für die Verantwortlichen als auch für die Geschäftsleitung transparent (EasyTender). Der klassische Weg über E-Mail, PDF-Anhänge und manuelle Excel-Vergleiche ist dagegen fehleranfällig, zeitaufwendig und kaum nachvollziehbar (EasyTender).

Festgehalten werden nicht nur die Punktzahlen, sondern auch Kriterien und Gewichte. Ändern sich später die Anforderungen, lässt sich überprüfen, welche Annahmen den Entscheid getragen haben und wie sich eine verschobene Gewichtung auf die Rangliste ausgewirkt hätte. Gegenüber Dritten – Geschäftsleitung, Einkauf oder weiteren Stakeholdern – wird der Vergabeentscheid damit begründbar, statt nur das Ergebnis zu nennen.

Die dokumentierte Matrix umfasst Kriterien, Gewichte, die gewählte Bewertungsskala und die Punkte je Anbieter. Damit lässt sich der Entscheid auch nach der Vergabe Schritt für Schritt nachvollziehen (EasyTender).

Die Matrix wird mit Kriterien, Gewichten, Skala und Punkten je Anbieter abgelegt. So bleibt die Rangliste auch nach der Vergabe nachvollziehbar.