SaaS auswählen: Kriterien für Anforderungen, Bewertung und Entscheid

SaaS ist ein Betriebsmodell, keine blosse Bezugsform

Wer SaaS nutzt, kauft keine Software im klassischen Sinn, sondern einen laufenden Dienst. Der Anbieter betreibt die Anwendung, liefert Updates und übernimmt Support und Schulung; die Lösung ist hoch verfügbar und von überall und von jedem internetfähigen Gerät aus erreichbar. Der Kern des Entscheids verschiebt sich damit: Entscheidend ist nicht die Installation, sondern der dauerhafte Betrieb.

Weil der Anbieter den Betrieb verantwortet, verschieben sich die Gewichte: Betriebsmodell, Servicequalität und Abhängigkeit zählen stärker als bei lokal installierter Software, bei der Betrieb, Wartung und Aktualisierung im eigenen Haus anfallen. Die Wahl richtet sich deshalb nicht nur nach Funktionen, sondern auch danach, wie zuverlässig, sicher und planbar der Dienst über die Vertragsdauer erbracht wird.

Die Kostenlogik verschiebt sich ebenfalls: Cloud-basierte SaaS-Plattformen ersetzen Investitionsausgaben durch betriebliche Aufwendungen mit berechenbaren Preismodellen und reduziertem IT-Wartungsaufwand (Philips). Nicht die einmalige Anschaffung steht im Vordergrund, sondern laufende, wiederkehrende Aufwendungen. Das erschwert den Angebotsvergleich, senkt aber die Einstiegshürde.

Vom eigenen Prozess zur Anforderung

Anforderungen entstehen aus dem eigenen Betrieb, nicht aus einer Funktionsliste. Forterro hält für entscheidend, ob eine Lösung zu Branche, Unternehmensgrösse, Land, Prozesskomplexität und inhaltlichem Schwerpunkt passt – ob also Handel, Produktion, Distribution, Finance, Projekte oder industrielle Fertigung im Mittelpunkt stehen. Ein Cloud-System für Handelsunternehmen setzt andere Schwerpunkte als eines für projektorientierte Produktion.

Der praktische Weg führt über die eigenen Abläufe: die wichtigsten Prozesse in ihrer tatsächlichen Reihenfolge festhalten, Mengen und Belegvolumen notieren, beteiligte Rollen bestimmen, Übergabepunkte zu anderen Systemen benennen und jene Ausnahmen beschreiben, die im Alltag Aufwand verursachen. Daraus lassen sich überprüfbare Muss-, Soll- und Kann-Kriterien ableiten.

Ein Kriterienkatalog ohne Bezug zu den eigenen Abläufen taugt nicht als Entscheidungsgrundlage. Jeder Anbieter bedient ihn gleich gut, und die Diskussion verlagert sich auf Fragen, die für den Betrieb nebensächlich sind. Hilfreich ist deshalb, jedes Kriterium mit dem Prozess zu verknüpfen, den es verbessern soll – und Kriterien zu streichen, für die kein solcher Bezug besteht.

Reine Cloud oder nachträgliche Cloud-Option

Das Betriebsmodell ist ein eigenständiges Bewertungskriterium. Forterro hält für entscheidend, ob eine Lösung von Beginn an als Cloud-ERP entwickelt wurde oder ob ein bewährtes ERP-System zusätzlich im Cloud-Betrieb verfügbar ist. Die genannte Übersicht ordnet Myfactory als reines Cloud-ERP ein; Abas, Jeeves, Sylob, ProConcept und Orderwise stellen ihre Cloud-Lösungen zusätzlich zu etablierten ERP-Angeboten bereit. Die Unterscheidung lohnt sich, weil sie zeigt, wie konsequent ein Produkt auf den Dauerbetrieb ausgelegt ist.

An das Betriebsmodell knüpfen die Fragen, die den Alltag bestimmen: planbare Kosten, professionelle Sicherheitskonzepte, hohe Verfügbarkeit und skalierbare Infrastruktur. Für den Cloud-Betrieb nennt Abas unter anderem Kostentransparenz, automatisierte Backups, Patches, Monitoring, Sicherheit, Verfügbarkeit und skalierbare Infrastruktur.

Für die Bewertung heisst das, konkret nachzufragen: Wo liegen die Daten, wie werden Sicherheitslücken geschlossen, wie häufig wird aktualisiert, wie werden Backups erstellt und wiederhergestellt, welche Verfügbarkeit wird zugesichert, wie wird bei Wachstum skaliert und wer reagiert innert welcher Frist auf Störungen? Die Antworten zeigen, wie stark sich der interne IT-Aufwand tatsächlich verändert – und ob die Entlastung eintritt, die das Modell verspricht.

Vergleich von Cloud-ERP-Anbietern nach Betriebsmodell und technischer Offenheit (Schweiz)

Technische Offenheit als Bewertungsmassstab

Für die technische Beurteilung lassen sich überprüfbare Kriterien formulieren: Die Software sollte im Browser bedienbar und idealerweise über eine Mobile-App nutzbar sein, das Unternehmen alles Benötigte selbst konfigurieren können und weitergehende Anpassungen über NoCode- oder LowCode-Funktionen möglich sein. Hinzu kommen eine vielseitige, gut dokumentierte Web-API für Integrationen, Standardtrigger und -actions für die wichtigsten NoCode-Integrationsplattformen wie Zapier und Make sowie die Möglichkeit, jederzeit alle Daten in sinnvollen Formaten zu exportieren (topsoft).

Diese Punkte entscheiden über die langfristige Nutzbarkeit. Ein Konto, das sich online ohne Eingriff des Herstellers eröffnen lässt, ist ein anderes Versprechen als eine Lösung, bei der jede Änderung über den Anbieter läuft. Wer selbst konfiguriert und über dokumentierte Schnittstellen anbindet, bleibt handlungsfähig, wenn sich Prozesse ändern oder weitere Systeme dazukommen.

Der Blick auf den Schweizer Markt zeigt, weshalb hier genau geprüft werden muss. In der topsoft-Marktübersicht blieben bei der Eingrenzung auf die Kriterien «Client im Browser» und «Cloud» von 2253 Produkten von 960 Anbietern noch 18 Produkte von 12 Anbietern übrig; eine REST-API boten 51 Produkte von 35 Anbietern. Der Datenexport ist deshalb nicht Nebenbedingung, sondern Ausstiegsabsicherung.

Marktübersicht: Technische Offenheit von SaaS-Lösungen in der Schweiz (2026)

Tiefe in der eigenen Nische statt Funktionsbreite

Eine Lösung, die alles für alle abdeckt, wird selten unverzichtbar. Eine Analyse des Schweizer SaaS-Markts bringt das Prinzip auf den Punkt: Wer alles für alle sein will, ist für niemanden unverzichtbar; wer dagegen einen regulierten Sektor mit spezifischem technischem Know-how adressiert, baut eine Position auf, die ein Generalist kaum replizieren kann (Scalemetrics). Als Beispiel nennt die Quelle Exnaton, das sich auf dynamische Tarifgestaltung und KI-gestützte Energieabrechnung für Energieversorger konzentriert und Compliance-Anforderungen wie ElCom und ENTSO-E in das Produkt integriert hat – Bereiche, in denen generische SaaS-Lösungen nach Einschätzung der Quelle scheitern.

Daraus lassen sich zwei Prüfkriterien ableiten. Erstens: Sind Branchenkenntnis und sektorspezifische Konformitätsanforderungen im Produkt verankert, statt als Beratungsleistung danebenzustehen? Compliance kann für bestimmte Kundengruppen ein Kaufgrund sein, nicht bloss eine Hürde. Zweitens: Kann der Anbieter nachweisbare Einsätze bei vergleichbaren Kunden vorweisen? Die genannte Analyse führt für Exnaton nachgewiesene Pilotprojekte bei Energieversorgern vor der Finanzierungsrunde an – ein Signal für tatsächliche Problemlösung statt blosser Ankündigung.

Für den Auswahlentscheid folgt daraus: Eine breite Funktionsliste ist kein Wert an sich. Wer ein eng umrissenes Problem im eigenen Sektor wirklich löst, hält das Fachwissen im Produkt und nicht nur im Verkaufsgespräch.

Kosten, Nutzen und Risiken vergleichbar machen

In die Bewertung gehören laufende, berechenbare Aufwendungen anstelle von Investitionsausgaben sowie der reduzierte Wartungsaufwand. Cloud-basierte SaaS-Plattformen erlauben nach Angaben von Philips eine schnelle Skalierung ohne neue Hardware, wandeln Investitions- in Betriebsausgaben um und senken den IT-Wartungsaufwand. Diese Effekte gehören in die Rechnung – aber nicht als Annahme, sondern als Position mit einer Zahl.

Verglichen wird über die gesamte Vertragsdauer, nicht über das erste Jahr. Neben Lizenz- oder Abokosten sind Einführung, Datenmigration, Schnittstellen, Schulung, allfällige Anpassungen und der interne Betreuungsaufwand einzurechnen. Erst diese Gesamtschau macht zwei Angebote überhaupt vergleichbar und zeigt, ob die versprochene Entlastung der eigenen IT eintritt.

Der Risikoseite ist derselbe Raum zu geben: Datenschutz und Cybersicherheit, Integration in bestehende Systeme, Abhängigkeit vom Anbieter sowie Ausstiegsszenarien und Datenmitnahme. Philips hält fest, dass SaaS-Anbieter im Gesundheitswesen die Anforderungen von HIPAA und DSGVO durch Verschlüsselung und Datenverwaltung gewährleisten müssen; als Hintergrund nennt Philips, dass nur 47 Prozent der sensiblen Daten in der Cloud gespeichert werden, verglichen mit 61 Prozent in anderen Branchen. Für Schweizer Unternehmen gilt es, die eigenen datenschutzrechtlichen Vorgaben, den Aufbewahrungsort der Daten und die vertraglich zugesicherte Rückgabe der Daten vor der Unterschrift zu klären.

Vorteile und Risiken beim SaaS-Einsatz im Schweizer Umfeld

Entscheid vorbereiten und Einführung absichern

Der Entscheidungsweg folgt einer einfachen Ordnung: Kriterien gewichten, Angebote entlang dieser Gewichtung beurteilen, eine begrenzte Testphase mit echten Daten und echten Anwendungsfällen durchführen und die betroffenen Fachbereiche einbeziehen. Wer die Nutzer nicht früh beteiligt, trifft einen Entscheid, der im Alltag nicht getragen wird.

Der Entscheid selbst gehört dokumentiert: welche Kriterien mit welchem Gewicht den Ausschlag gaben, welche Anbieter aus welchen Gründen ausgeschieden sind und welche Bedingungen bis zum Vertragsabschluss noch zu erfüllen sind. Das ist nicht Selbstzweck – die Dokumentation macht den Entscheid später nachvollziehbar, wenn Anforderungen sich ändern oder ein Wechsel zur Diskussion steht.

Die Auswahl endet nicht mit der Vertragsunterschrift. Aus Sicht der Anbieter sind regelmässige Produktupdates und die laufende Weiterentwicklung zentral, um Nutzer zufrieden zu stellen und länger an das Unternehmen zu binden. Für die Anwenderin ist das die Kehrseite derselben Sache: Ob sich die Wahl im Alltag bewährt, zeigt sich danach – an der Pflege des Produkts, an der Weiterentwicklung und daran, ob die Nutzer den Dienst annehmen.