Scegliere SaaS: criteri per requisiti, valutazione e decisione

Il SaaS è un modello operativo, non una semplice modalità di fornitura

Chi utilizza il SaaS non acquista software nel senso classico, ma un servizio continuativo. Il fornitore gestisce l’applicazione, fornisce gli aggiornamenti e si occupa del supporto e della formazione; la soluzione è altamente disponibile e accessibile da ovunque e da qualsiasi dispositivo connesso a Internet. Il fulcro della decisione si sposta quindi: ciò che conta non è l’installazione, bensì l’esercizio continuo.

Poiché il fornitore è responsabile dell’esercizio, cambiano le priorità: il modello operativo, la qualità del servizio e la dipendenza dal vendor pesano più che nel caso di software installato in loco, dove gestione, manutenzione e aggiornamenti spettano all’azienda stessa. La scelta non dipende dunque solo dalle funzionalità, ma anche dall’affidabilità, dalla sicurezza e dalla prevedibilità con cui il servizio viene erogato per tutta la durata del contratto.

Anche la logica dei costi cambia: le piattaforme SaaS basate sul cloud sostituiscono le spese in conto capitale con costi operativi caratterizzati da modelli di prezzo prevedibili e da un ridotto onere di manutenzione IT (Philips). Non è l’acquisto una tantum a essere al centro, bensì i costi ricorrenti. Questo rende più difficile il confronto tra le offerte, ma abbassa la barriera d’ingresso.

Dal proprio processo ai requisiti

I requisiti nascono dall’operatività aziendale, non da un elenco di funzioni. Forterro considera decisivo se una soluzione sia adatta al settore, alle dimensioni dell’azienda, al Paese, alla complessità dei processi e al focus tematico – ovvero se al centro vi siano commercio, produzione, distribuzione, finanza, progetti o manifattura industriale. Un sistema cloud per aziende commerciali pone accenti diversi rispetto a uno destinato alla produzione orientata ai progetti.

La via pratica passa attraverso i propri flussi lavorativi: annotare i processi principali nel loro effettivo ordine sequenziale, registrare volumi e quantità di documenti, definire i ruoli coinvolti, individuare i punti di interfaccia con altri sistemi e descrivere quelle eccezioni che nella quotidianità generano lavoro aggiuntivo. Da qui si possono derivare criteri verificabili di tipo obbligatorio, desiderabile e opzionale.

Un catalogo di criteri slegato dai propri processi non costituisce una base decisionale valida. Ogni fornitore lo soddisferebbe allo stesso modo e la discussione si sposterebbe su aspetti marginali per l’esercizio. È quindi utile collegare ogni criterio al processo che dovrebbe migliorare – ed eliminare i criteri privi di tale collegamento.

Solo cloud o opzione cloud successiva

Il modello operativo è un criterio di valutazione autonomo. Forterro ritiene decisivo se una soluzione sia stata sviluppata fin dall’inizio come ERP cloud o se un sistema ERP consolidato sia reso disponibile anche in modalità cloud. La panoramica citata classifica Myfactory come ERP puramente cloud; Abas, Jeeves, Sylob, ProConcept e Orderwise offrono le loro soluzioni cloud in aggiunta alle proposte ERP consolidate. La distinzione è rilevante perché mostra quanto coerentemente un prodotto sia concepito per l’esercizio continuativo.

Al modello operativo si collegano le domande che determinano la quotidianità: costi prevedibili, concetti di sicurezza professionali, elevata disponibilità e infrastruttura scalabile. Per l’esercizio cloud, Abas menziona tra l’altro trasparenza dei costi, backup automatizzati, patch, monitoraggio, sicurezza, disponibilità e infrastruttura scalabile.

Ai fini della valutazione, ciò significa chiedere concretamente: dove risiedono i dati, come vengono colmate le vulnerabilità di sicurezza, con quale frequenza vengono rilasciati gli aggiornamenti, come vengono creati e ripristinati i backup, quale disponibilità viene garantita, come si scala in caso di crescita e chi reagisce entro quali termini in caso di guasti? Le risposte mostrano quanto cambi effettivamente l’onere IT interno – e se si realizzi quel sollievo promesso dal modello.

Confronto dei fornitori di ERP cloud per modello operativo e presenza sul mercato svizzero

Apertura tecnica come metro di valutazione

Per la valutazione tecnica si possono formulare criteri verificabili: il software dovrebbe essere utilizzabile tramite browser e idealmente anche mediante un’app mobile; l’azienda dovrebbe poter configurare autonomamente tutto il necessario e dovrebbero essere possibili adattamenti più approfonditi tramite funzioni NoCode o LowCode. Si aggiungono un’API Web versatile e ben documentata per le integrazioni, trigger e action standard per le principali piattaforme di integrazione NoCode come Zapier e Make, nonché la possibilità di esportare in qualsiasi momento tutti i dati in formati significativi (topsoft).

Questi punti decidono sull’utilizzabilità a lungo termine. Un account che può essere attivato online senza l’intervento del produttore rappresenta una promessa diversa rispetto a una soluzione in cui ogni modifica passa attraverso il fornitore. Chi configura in autonomia e si integra tramite interfacce documentate mantiene la capacità di agire quando i processi cambiano o vengono aggiunti ulteriori sistemi.

Uno sguardo al mercato svizzero mostra perché qui sia necessaria una verifica accurata. Nella panoramica di mercato di topsoft, restringendo il campo ai criteri «client nel browser» e «cloud», dei 2253 prodotti di 960 fornitori ne rimanevano 18 di 12 fornitori; un’API REST era offerta da 51 prodotti di 35 fornitori. L’esportazione dei dati non è quindi una condizione accessoria, bensì una tutela per l’uscita.

Panoramica di mercato dei prodotti SaaS in Svizzera: focus sull’apertura tecnica

Profondità nella propria nicchia invece di ampiezza funzionale

Una soluzione che copre tutto per tutti raramente diventa indispensabile. Un’analisi del mercato SaaS svizzero riassume il principio: chi vuole essere tutto per tutti non è indispensabile per nessuno.

Chi invece si rivolge a un settore regolamentato con know-how tecnico specifico costruisce una posizione che un generalista difficilmente può replicare (Scalemetrics). Come esempio, la fonte cita Exnaton, che si concentra sulla tariffazione dinamica e sulla fatturazione energetica supportata dall’IA per i fornitori di energia, integrando nel prodotto i requisiti di compliance come ElCom ed ENTSO-E – ambiti in cui, secondo la fonte, le soluzioni SaaS generiche falliscono.

Da ciò si possono derivare due criteri di verifica. Primo: la conoscenza del settore e i requisiti di conformità specifici sono radicati nel prodotto, invece di essere offerti come servizi di consulenza a latere? La compliance può essere per determinati gruppi di clienti un motivo d’acquisto, non solo un ostacolo. Secondo: il fornitore può dimostrare impieghi presso clienti comparabili? L’analisi citata riporta per Exnaton progetti pilota dimostrati presso fornitori di energia prima del round di finanziamento – un segnale di effettiva risoluzione dei problemi anziché di semplici annunci.

Per la decisione di selezione ne consegue che un ampio elenco di funzioni non ha valore di per sé. Chi risolve realmente un problema circoscritto nel proprio settore mantiene il know-how specialistico nel prodotto e non solo durante il colloquio di vendita.

Criteri di verifica per la specializzazione settoriale nel mercato SaaS svizzero

Rendere confrontabili costi, benefici e rischi

Nella valutazione rientrano costi operativi prevedibili al posto delle spese in conto capitale, nonché il ridotto onere di manutenzione. Secondo Philips, le piattaforme SaaS basate sul cloud consentono una rapida scalabilità senza nuovo hardware, trasformano le spese in conto capitale in costi operativi e riducono l’onere di manutenzione IT. Questi effetti vanno inclusi nel calcolo – non come presupposti, ma come voci quantificate.

Il confronto va effettuato sull’intera durata contrattuale, non solo sul primo anno. Oltre ai costi di licenza o di abbonamento, vanno computati l’implementazione, la migrazione dei dati, le interfacce, la formazione, eventuali adattamenti e l’onere interno di gestione. Solo questa visione d’insieme rende davvero confrontabili due offerte e mostra se si realizza il promesso sollievo per l’IT interna.

Lo stesso spazio va riservato alla componente di rischio: protezione dei dati e cybersecurity, integrazione nei sistemi esistenti, dipendenza dal fornitore nonché scenari di uscita e portabilità dei dati. Philips sottolinea che i fornitori SaaS nel settore sanitario devono garantire i requisiti di HIPAA e GDPR mediante crittografia e gestione dei dati; come contesto, Philips indica che solo il 47 percento dei dati sensibili è archiviato nel cloud, contro il 61 percento in altri settori. Per le aziende svizzere è fondamentale chiarire prima della firma i propri obblighi in materia di protezione dei dati, il luogo di conservazione dei dati e la restituzione contrattualmente garantita dei dati.

Vantaggi e rischi dell’impiego di SaaS nel settore sanitario svizzero

Preparare la decisione e mettere in sicurezza l’implementazione

Il percorso decisionale segue un ordine semplice: ponderare i criteri, valutare le offerte in base a questa ponderazione, svolgere una fase di test limitata con dati reali e casi d’uso concreti e coinvolgere le aree funzionali interessate. Chi non coinvolte gli utenti nelle fasi iniziali prende una decisione che nella quotidianità non verrà sostenuta.

La decisione stessa va documentata: quali criteri, con quale peso, hanno determinato la scelta, quali fornitori sono stati esclusi e per quali motivi, e quali condizioni devono ancora essere soddisfatte prima della stipula del contratto. Non si tratta di un fine in sé: la documentazione rende la decisione comprensibile in seguito, quando i requisiti cambiano o si discute un cambio di fornitore.

La selezione non termina con la firma del contratto. Dal punto di vista dei fornitori, gli aggiornamenti regolari del prodotto e il continuo sviluppo sono centrali per soddisfare gli utenti e legarli più a lungo all’azienda. Per l’utilizzatrice è l’altra faccia della stessa medaglia: se la scelta regge nella quotidianità lo si vede dopo – nella cura del prodotto, nel suo ulteriore sviluppo e nell’adozione del servizio da parte degli utenti.

Passi per una selezione SaaS fondata in Svizzera