Preparare la migrazione dei dati verso il SaaS: fonti, qualità e test

Perché si migra – e cosa significa per i dati

Le migrazioni verso il SaaS seguono motivi ricorrenti: maggiore flessibilità, migliore scalabilità, innovazione più rapida e pagamento in base all'utilizzo invece di costi infrastrutturali fissi. I clienti si aspettano raggiungibilità su tutti i canali e assistenza 24 ore su 24. Il pool di risorse condiviso riduce i costi e il consumo energetico, poiché le risorse cloud sono utilizzate da più clienti. Nello studio «Connected Future» del TCS, il 63 percento delle grandi imprese europee ha indicato il cloud come chiave centrale per garantire la propria competitività.

Non ogni applicazione appartiene al cloud. Decisivo è se la migrazione crea un valore aggiunto per la specifica applicazione. Può capitare che un'applicazione nel cloud non funzioni correttamente, ad esempio perché mancano interfacce o connessioni necessarie. Tali casi devono essere chiariti prima di copiare i dati, non dopo.

Per la pianificazione dei dati si decide per ogni applicazione: migrare, adattare, sostituire con un'alternativa SaaS o continuare a gestire localmente. Ne consegue quali archivi dati traslocano e quali rimangono nel sistema legacy fino alla sostituzione. Volume, struttura e dipendenze dei dati interessati determinano l'impegno della migrazione.

Cifre importanti dal panorama della migrazione cloud in Svizzera

Inventario: rendere visibili fonti dati, sistemi e silos di dati

L'inventario copre l'intero paesaggio IT: applicazioni, dati e fabbisogno aziendale per la continuità operativa. Ogni applicazione rientra in una di tre categorie: già pronta per il cloud, deve essere adattata, non può essere migrata nel cloud. Per le applicazioni più vecchie o personalizzate, non sviluppate per un ambiente cloud standardizzato, va verificato se siano disponibili alternative moderne come una soluzione SaaS.

Le piccole applicazioni, utilizzate solo da una o poche persone, possono essere decisive per le operazioni aziendali e meritano la stessa attenzione dei silos di dati – ambienti dati isolati tra loro. Va chiarito se questi silos possano essere dissolti durante la migrazione e cosa sia necessario per collegare i dati provenienti da diversi silos. Negli ospedali svizzeri i silos di dati nascono da molti sistemi IT parzialmente isolati o tecnicamente integrati in modo insufficiente.

All'inventario appartiene la verifica di tutte le tecnologie per l'archiviazione, l'integrazione, l'elaborazione e l'analisi dei dati, inclusi i vecchi sistemi legacy obsoleti. Analisi di readiness e inventario delle applicazioni creano trasparenza su dati, dipendenze e rischi; i debiti tecnici e la mancanza di trasparenza sulle applicazioni e sulle dipendenze figurano tra i freni più comuni. L'inventario registra per ogni archivio dati l'origine, l'utilizzo, le dipendenze, gli obblighi di conservazione e la decisione di migrazione.

Valutare la qualità dei dati prima ancora di copiare

Prima della copia viene esaminata la gestione esistente dei dati: vengono valutate le pratiche attuali, le linee guida e i processi di governance dei dati. L'obiettivo è individuare silos di dati, duplicati e punti deboli e garantire qualità dei dati, sicurezza, protezione dei dati e conformità.

Una gestione dei dati insufficiente e una mancanza di integrazione generano ridondanze di dati inutili e un maggiore onere amministrativo; impediscono uno sviluppo end-to-end coerente delle applicazioni digitali. Una migrazione che trasferisce questo stato immutato sposta il problema solo nel nuovo sistema.

Per ogni archivio dati vanno stabilite regole: campi obbligatori, formati e codifiche, gestione dei duplicati, risoluzione dei riferimenti tra record nonché termini di conservazione e cancellazione. Ogni duplicato non pulito e ogni riferimento mancante migra insieme e dovrà poi essere cercato e corretto nel nuovo sistema – un processo più dispendioso, poiché mancano gli strumenti di controllo abituali e le persone di contatto.

Come grandezze di valutazione servono la completezza dei campi obbligatori, la quota di duplicati, la validità dei riferimenti e l'età dei record. Se questi valori vengono rilevati prima e dopo la pulizia, si può dimostrare se le preparazioni hanno effetto.

Chiarire ruoli, responsabilità e interfacce

La migrazione interessa diverse discipline: ingegneria dei dati, data science, IT, sicurezza, protezione dei dati, compliance, business intelligence e le unità operative che utilizzano i dati quotidianamente. Nella struttura del team vengono definiti ruoli e responsabilità per ogni membro. Così si possono riconoscere lacune qualificative e limitazioni delle risorse che potrebbero ostacolare una migrazione.

I compiti vanno assegnati concretamente: chi crea l'inventario dei dati, chi definisce le regole di qualità, chi chiarisce le questioni relative alla protezione dei dati, chi esegue la migrazione di prova, chi accetta il risultato. Allo stesso modo va regolato quali compiti spettano al fornitore SaaS e quali restano interni.

L'origine e il significato dei dati sono noti generalmente solo all'organizzazione che migra, i formati di importazione e i limiti del prodotto solo al fornitore. Un change management accompagna i collaboratori nella gestione del nuovo ambiente durante le operazioni correnti.

Adottare tempestivamente le precauzioni legali sulla protezione dei dati

Se i dati personali vengono trasferiti in un cloud, secondo le indicazioni dell'autorità di vigilanza svizzera competente (IFPDT) vanno verificati tre punti: impiego di incaricati del trattamento e sub-incaricati, sicurezza del trattamento dei dati e trasmissione di dati personali in paesi terzi. Il fornitore cloud agisce dal punto di vista della protezione dei dati generalmente come incaricato del trattamento del cliente ai sensi dell'art. 9 LPD; il cliente può essere a sua volta titolare del trattamento o a sua volta incaricato del trattamento.

Come titolare del trattamento, l'utente cloud deve accertarsi e assicurarsi contrattualmente di rispettare i requisiti per un trattamento su incarico ai sensi dell'art. 9 LPD. In caso di comunicazione di dati all'estero, prima della comunicazione va verificato se essa soddisfi i requisiti legali.

A seconda della sede dell'azienda o dei clienti, possono applicarsi ulteriori normative – vengono citati ad esempio il GDPR, la LGPD brasiliana e il CCPA californiano; i trasferimenti transfrontalieri di dati vanno gestiti di conseguenza.

La protezione dei dati è anche una questione architetturale: un'architettura privacy-friendly permette di rispettare norme e prescrizioni e allo stesso tempo di scalare economicamente. Le prescrizioni specifiche per paese sulla protezione dei dati vanno considerate fin dall'inizio. A ciò appartiene un concetto di autorizzazioni con documentazione verificabile – nel settore sanitario ad esempio per le cartelle cliniche sotto la LPD svizzera e il GDPR.

Testare invece di sperare: migrazioni di prova e gate di qualità

Prima del passaggio in produzione va dimostrato due cose: i dati finora archiviati localmente devono essere trasferiti intatti nel cloud e protetti lì; gli account con i relativi diritti di accesso devono essere portati avanti in modo seamless e completo.

Per la migrazione di prova viene scelta una quantità di dati limitata ma rappresentativa – con tutti i tipi di dati, casi speciali e livelli di autorizzazione dell'archivio produttivo. Dopo l'importazione i record vengono contati e confrontati, i campioni controllati per contenuto e formato e i diritti degli account di test verificati nel nuovo ambiente.

I gate di qualità definiti in anticipo stabiliscono quando la migrazione si considera superata: nessun record mancante, nessuna autorizzazione impostata erroneamente, nessun errore nei campi obbligatori. Se si verifica un errore, la causa viene risolta e la prova ripetuta; la lista degli errori serve contemporaneamente come modello di lavoro per l'esecuzione produttiva.

Errori nella gestione di dati sensibili e servizi nel cloud possono portare a fughe di dati e sanzioni, a interruzioni dei flussi di lavoro e a costose misure di adattamento. Le migrazioni preparate male comportano rischi durante le operazioni correnti; le migrazioni con interruzione minima lavorano con quality gate.

Dopo il trasloco: garantire qualità e stabilità dei dati

Dopo il go-live segue la stabilizzazione del nuovo ambiente: monitoraggio continuo, controllo di sicurezza e prestazioni nonché ottimizzazione dei costi. Piani di emergenza e un managed service con manutenzione continua mantengono le operazioni in caso di disturbi.

Al controllo successivo appartengono il confronto dei record migrati dopo il trasloco, la verifica dei diritti di accesso in produzione e la disattivazione dei vecchi sistemi sostituiti insieme a quei dati che non dovevano essere portati avanti. Se il confronto mostra lacune, si può dedurre quale preparazione preliminare è mancata.

La qualità dei dati rimane un compito continuo: senza un'integrazione curata nascono nuovi silos di dati e ridondanze – la stessa meccanica che è stata pulita prima della migrazione. Le informative sulla protezione dei dati e le linee guida vanno tenute aggiornate, affinché riflettano le effettive attività di trattamento dei dati e i diritti delle persone interessate.