Choisir un SaaS : critères d’exigences, évaluation et décision

Le SaaS est un modèle d’exploitation, pas seulement un mode d’acquisition

Qui utilise le SaaS n’achète pas un logiciel au sens classique du terme, mais un service continu. Le fournisseur exploite l’application, fournit les mises à jour et prend en charge l’assistance et la formation ; la solution est hautement disponible et accessible depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, où que l’on soit. Le cœur de la décision se déplace ainsi : ce qui compte n’est plus l’installation, mais l’exploitation durable.

Étant donné que le fournisseur assume la responsabilité de l’exploitation, les pondérations évoluent : le modèle d’exploitation, la qualité de service et la dépendance pèsent plus lourd que pour un logiciel installé localement, dont l’exploitation, la maintenance et les actualisations incombent à l’entreprise elle-même. Le choix ne se fonde donc pas uniquement sur les fonctionnalités, mais aussi sur la manière dont le service est fourni de façon fiable, sécurisée et prévisible tout au long du contrat.

La logique des coûts change également : les plateformes SaaS basées sur le cloud remplacent les dépenses d’investissement par des charges d’exploitation assorties de modèles tarifaires prévisibles et d’une réduction de la charge de maintenance informatique (Philips). Ce n’est pas l’acquisition unique qui prime, mais les dépenses récurrentes. Cela rend la comparaison des offres plus complexe, mais abaisse la barrière à l’entrée.

De ses propres processus aux exigences

Les exigences découlent de l’exploitation interne, non d’une liste de fonctionnalités. Forterro considère comme décisif qu’une solution corresponde au secteur d’activité, à la taille de l’entreprise, au pays, à la complexité des processus et à l’accent métier – autrement dit, si le commerce, la production, la distribution, la finance, la gestion de projets ou la fabrication industrielle sont au centre des préoccupations. Un système cloud destiné aux entreprises commerciales met l’accent sur d’autres aspects qu’un système dédié à une production orientée projets.

La démarche pratique passe par l’analyse de ses propres flux : consigner les processus principaux dans leur ordre réel, noter les volumes et le nombre de documents, définir les rôles impliqués, identifier les points de transfert vers d’autres systèmes et décrire les exceptions qui génèrent des efforts au quotidien. On peut en déduire des critères obligatoires, souhaitables et optionnels vérifiables.

Un catalogue de critères sans lien avec les processus internes ne sert pas de base décisionnelle solide. Chaque fournisseur y répondrait de manière similaire, et le débat glisserait vers des questions secondaires pour l’exploitation. Il est donc utile de relier chaque critère au processus qu’il est censé améliorer – et d’écarter les critères pour lesquels aucun tel lien n’existe.

Cloud natif ou option cloud ajoutée a posteriori

Le modèle d’exploitation constitue un critère d’évaluation à part entière. Forterro juge déterminant de savoir si une solution a été développée dès le départ comme un ERP cloud ou si un système ERP éprouvé est proposé en supplément dans un mode d’exploitation cloud. L’aperçu mentionné classe Myfactory comme un ERP purement cloud ; Abas, Jeeves, Sylob, ProConcept et Orderwise proposent leurs solutions cloud en complément de leurs offres ERP établies. Cette distinction vaut la peine car elle révèle à quel point un produit est conçu pour une exploitation durable.

Au modèle d’exploitation se rattachent les questions qui déterminent le quotidien : coûts prévisibles, concepts de sécurité professionnels, haute disponibilité et infrastructure évolutive. Pour l’exploitation cloud, Abas cite notamment la transparence des coûts, les sauvegardes automatisées, les correctifs, la surveillance, la sécurité, la disponibilité et une infrastructure évolutive.

Pour l’évaluation, cela signifie poser des questions concrètes : où sont stockées les données, comment les failles de sécurité sont-elles comblées, à quelle fréquence les mises à jour sont-elles effectuées, comment les sauvegardes sont-elles créées et restaurées, quelle disponibilité est garantie, comment la mise à l’échelle s’effectue-t-elle en cas de croissance et qui intervient dans quel délai en cas de perturbations ? Les réponses montrent dans quelle mesure la charge informatique interne change réellement – et si le soulagement promis par le modèle se concrétise.

Comparaison des fournisseurs d’ERP cloud selon le modèle d’exploitation et la présence sur le marché suisse

L’ouverture technique comme critère d’évaluation

Pour l’évaluation technique, il est possible de formuler des critères vérifiables : le logiciel devrait être utilisable dans un navigateur et idéalement via une application mobile, l’entreprise devrait pouvoir configurer elle-même tout ce dont elle a besoin et des adaptations plus poussées devraient être possibles via des fonctions NoCode ou LowCode. S’y ajoutent une API Web polyvalente et bien documentée pour les intégrations, des déclencheurs et actions standards pour les principales plateformes d’intégration NoCode comme Zapier et Make, ainsi que la possibilité d’exporter à tout moment toutes les données dans des formats pertinents (topsoft).

Ces points déterminent l’utilisabilité à long terme. Un compte que l’on peut ouvrir en ligne sans intervention du fabricant est une promesse différente d’une solution où chaque modification passe par le fournisseur. Celui qui configure lui-même et effectue les connexions via des interfaces documentées reste capable d’agir lorsque les processus changent ou que d’autres systèmes s’ajoutent.

Un regard sur le marché suisse montre pourquoi il faut examiner cette question de près. Dans l’aperçu du marché topsoft, en restreignant la sélection aux critères « Client dans le navigateur » et « Cloud », il restait 18 produits de 12 fournisseurs sur 2253 produits de 960 fournisseurs ; une API REST était proposée par 51 produits de 35 fournisseurs. L’exportation des données n’est donc pas une condition accessoire, mais une assurance de sortie.

Aperçu du marché SaaS en Suisse : l’ouverture technique comme critère décisif

La profondeur dans sa propre niche plutôt que la largeur fonctionnelle

Une solution qui couvre tout pour tout le monde devient rarement indispensable. Une analyse du marché SaaS suisse résume le principe : vouloir être tout pour tous rend inutile pour personne.

En revanche, celui qui s’adresse à un secteur réglementé avec un savoir-faire technique spécifique bâtit une position qu’un généraliste peut difficilement reproduire (Scalemetrics). La source cite Exnaton comme exemple, qui se concentre sur la tarification dynamique et la facturation énergétique assistée par IA pour les fournisseurs d’énergie, et a intégré dans son produit les exigences de conformité telles que l’ElCom et l’ENTSO-E – des domaines où, selon la source, les solutions SaaS génériques échouent.

On peut en déduire deux critères de contrôle. Premièrement : la connaissance du secteur et les exigences de conformité spécifiques sont-elles ancrées dans le produit, plutôt que proposées comme prestation de conseil séparée ? La conformité peut être un motif d’achat pour certains groupes de clients, pas seulement un obstacle. Deuxièmement : le fournisseur peut-il présenter des déploiements avérés chez des clients comparables ? L’analyse mentionnée cite pour Exnaton des projets pilotes avérés chez des fournisseurs d’énergie avant le tour de financement – un signal de résolution réelle de problèmes plutôt que de simples annonces.

Pour la décision de sélection, il en résulte ceci : une longue liste de fonctionnalités n’a pas de valeur en soi. Celui qui résout vraiment un problème circonscrit dans son propre secteur maintient le savoir-faire dans le produit et pas seulement dans le discours commercial.

Critères de sélection d’un fournisseur SaaS : priorités pour le marché suisse

Rendre comparables les coûts, les avantages et les risques

L’évaluation doit inclure des charges d’exploitation prévisibles au lieu de dépenses d’investissement, ainsi que la réduction de la charge de maintenance. Selon Philips, les plateformes SaaS basées sur le cloud permettent une mise à l’échelle rapide sans nouveau matériel, transforment les investissements en charges d’exploitation et réduisent la charge de maintenance informatique. Ces effets doivent figurer dans le calcul – non pas comme hypothèse, mais comme poste chiffré.

La comparaison porte sur toute la durée du contrat, pas seulement sur la première année. Outre les coûts de licence ou d’abonnement, il faut comptabiliser le déploiement, la migration des données, les interfaces, la formation, d’éventuelles adaptations et la charge interne de supervision. Seule cette vue d’ensemble rend deux offres véritablement comparables et montre si le soulagement promis pour l’informatique interne se concrétise.

Il faut accorder la même place aux risques : protection des données et cybersécurité, intégration dans les systèmes existants, dépendance vis-à-vis du fournisseur, ainsi que scénarios de sortie et reprise des données. Philips souligne que les fournisseurs de SaaS dans le secteur de la santé doivent garantir le respect des exigences HIPAA et du RGPD grâce au chiffrement et à la gestion des données ; Philips indique en arrière-plan que seulement 47 % des données sensibles sont stockées dans le cloud, contre 61 % dans d’autres secteurs. Pour les entreprises suisses, il convient de clarifier avant la signature ses propres prescriptions en matière de protection des données, le lieu de stockage des données et la restitution contractuellement garantie des données.

Avantages et risques de l’utilisation du SaaS dans l’environnement suisse

Préparer la décision et sécuriser le déploiement

Le processus décisionnel suit un ordre simple : pondérer les critères, évaluer les offres selon cette pondération, réaliser une phase de test limitée avec des données réelles et des cas d’utilisation concrets, et impliquer les services métiers concernés. Celui qui n’associe pas les utilisateurs tôt prend une décision qui ne sera pas soutenue au quotidien.

La décision elle-même doit être documentée : quels critères, avec quelle pondération, ont fait la différence, quels fournisseurs ont été écartés pour quelles raisons et quelles conditions restent à remplir jusqu’à la signature du contrat. Ce n’est pas une fin en soi – la documentation rend la décision compréhensible ultérieurement, lorsque les exigences changent ou qu’un changement est discuté.

La sélection ne s’arrête pas à la signature du contrat. Du point de vue des fournisseurs, les mises à jour régulières du produit et le développement continu sont centraux pour satisfaire les utilisateurs et les lier plus longtemps à l’entreprise. Pour l’utilisatrice, c’est l’envers de la même médaille : le bien-fondé du choix au quotidien se révèle ensuite – dans l’entretien du produit, dans son évolution et dans l’adoption du service par les utilisateurs.