Named User ou Concurrent User : comparer les métriques de licence

Pourquoi la métrique de licence détermine les coûts et les bénéfices

Comparer les « Named User » et les « Concurrent User » ne relève pas d'une introduction aux modèles de licence, mais pose les bases d'une décision d'achat concrète. Les deux métriques facturent le même logiciel de manière différente : l'une en fonction de la personne enregistrée, l'autre en fonction de l'accès simultané. Il n'existe pas de recette miracle pour faire le bon choix, comme le souligne expressément le prestataire informatique suisse bbi dans une comparaison de mars 2025. Ce ne sont pas seulement les coûts de licence qui sont déterminants, mais aussi le respect de la conformité des licences.

Cet article clarifie les deux termes, met en regard les critères qui portent réellement la décision – transférabilité, garantie d'accès, prévisibilité, charge administrative – et les associe aux profils d'utilisation typiques. Il se conclut par une démarche en cinq étapes à appliquer avant tout achat.

Named User : une licence liée à une personne

Une licence « Named User » s'applique aux utilisateurs nommément enregistrés d'une ressource logicielle et constitue un droit d'utilisation individuel et personnel. Le nombre de licences est dans un rapport de 1 pour 1 avec le nombre d'utilisateurs définis : si trois licences « Named » sont acquises, seules ces trois personnes enregistrées peuvent y accéder. L'accès est possible à tout moment, mais n'est pas transférable à des collègues – une licence « Named » peut tout au plus être réattribuée à une autre personne, mais toujours à une seule à la fois.

La conséquence pratique : les licences temporairement inutilisées restent en friche et ne sont pas mises à la disposition d'autres collaborateurs. Pour les licences perpétuelles, cela conduit à une sur-licence ; si les licences « Named User » peuvent être activées et désactivées gratuitement, cet inconvénient disparaît. Les rôles typiques sont les personnes qui utilisent le logiciel de manière permanente et intensive et qui le laissent ouvert en continu – comme les administrateurs informatiques ou les power users. Le contrôle de la personne qui travaille effectivement sous une licence donnée reste la difficulté centrale de ce modèle.

Concurrent User : les accès simultanés comme base de calcul

Les licences « Concurrent » – également appelées licences flottantes ou licences de groupe – ne calculent pas le nombre de personnes ayant accès, mais le nombre d'accès simultanés. Peu importe qui, dans l'équipe, utilise le logiciel ; l'essentiel est que le nombre maximal d'utilisateurs simultanés défini ne soit jamais dépassé. Techniquement, cela repose généralement sur un serveur de licences dans le réseau : trois licences permettent à trois utilisateurs quelconques de travailler en même temps. Une fonctionnalité supplémentaire courante est l'emprunt d'une licence, que le serveur de licences transfère temporairement vers un ordinateur local ou un dongle et récupère automatiquement à l'expiration de la durée d'emprunt. Avec une durée de rémanence (Linger Time), la licence reste réservée à la dernière personne pendant une durée définie après la fermeture du logiciel – ce qui est utile pour des outils de courte durée comme les compilateurs.

Ce modèle atteint ses limites lorsque la demande dépasse le contingent : si la quantité sous licence est épuisée, le prochain accès est refusé jusqu'à ce qu'une licence se libère. Si 30 licences « Concurrent » sont souscrites, un 31e utilisateur ne pourra travailler que lorsque l'une des 30 personnes se sera déconnectée. Il est donc d'usage que plus de personnes soient enregistrées que de licences disponibles.

Les deux métriques comparées directement

Dans l'attribution, « Named » lie le droit à une personne enregistrée, tandis que « Concurrent » le lie à l'accès simultané. Seul le modèle « Concurrent » est transférable : il peut être transmis de personne en personne, ce qui rend la sur-licence rare ; une licence « Named » reste attachée à la personne enregistrée. La garantie d'accès s'ensuit : « Named » garantit un accès à tout moment, tandis que « Concurrent » peut créer des goulots d'étranglement aux heures de pointe si plus de personnes souhaitent accéder au système qu'il n'y a de licences. En cas de changement de personnel, « Concurrent » n'entraîne ni coûts ni efforts supplémentaires, alors qu'avec « Named », la licence doit être réaffectée. Les coûts totaux sont considérés comme bien prévisibles dans les deux modèles, le modèle « Concurrent » étant en outre sécurisé par son indépendance vis-à-vis des personnes.

L'administration diffère également : « Named » exige le contrôle des noms d'utilisateurs, tandis que « Concurrent » nécessite un logiciel de gestion des licences dédié pour surveiller l'utilisation simultanée. Les deux métriques résolvent ainsi des problèmes opposés : « Concurrent » protège contre les temps d'arrêt des licences inutilisées, « Named » contre les goulots d'étranglement d'accès aux heures de pointe. Savoir quelle protection pèse le plus lourd dans sa propre entreprise ne peut se déterminer qu'en analysant le comportement d'utilisation.

Le prix par licence en dit peu – c'est le taux d'utilisation qui décide

L'hypothèse répandue selon laquelle l'un des deux modèles serait fondamentalement moins cher est fausse. Les licences « Concurrent » sont individuellement plus chères que les licences « Named » ; le modèle peut néanmoins être rentable grâce au nombre réduit d'unités. En règle générale du marché, le fournisseur de technologies de licence Wibu Systems cite un facteur compris entre 1,5 et 3,0 par rapport à une licence « Named User ». Ce facteur dépend du modèle d'utilisation : pour une application de bureau utilisée fréquemment et longtemps, il se situe plutôt autour de 1,5 ; pour des outils rarement et brièvement utilisés comme les outils d'analyse ou les compilateurs, il s'oriente vers 3,0. Inversement, une grande équipe travaillant en continu peut s'en sortir à meilleur compte avec des licences « Named ».

Avant de faire le calcul, il faut donc mesurer : fréquence d'utilisation, durée de chaque session, chevauchement temporel et travail en équipes. C'est en travail posté que les effets sont les plus visibles – si deux équipes accèdent au système de manière décalée dans le temps, le modèle « Concurrent » ne nécessite que moitié moins de licences. En poste supplémentaire, le modèle « Concurrent » requiert un logiciel dédié à la gestion des licences ; cela entraîne un investissement initial qui peut s'avérer difficile à absorber pour les petites entreprises.

Facteurs de prix et modèles d'utilisation en comparaison

Quel modèle pour quel profil d'utilisation

Les licences « Concurrent User » conviennent là où de nombreuses personnes doivent accéder au système pour une durée pas trop longue – par exemple pour une recherche de documents ou pour valider une facture dans un workflow. Elles sont également adaptées au travail en équipes, où l'on travaille de manière décalée dans le temps. Sur le plan organisationnel, le modèle est aussi plus simple en cas de remplacements : celui qui assure un remplacement pour des vacances ou une maladie peut se mettre à utiliser le logiciel sans effort, car la licence est indépendante de la personne.

Les licences « Named User » conviennent aux personnes qui travaillent beaucoup avec le logiciel et ont besoin d'un accès à tout moment – typiquement les administrateurs informatiques ou les power users qui laissent le système ouvert en permanence. Là où les temps d'attente ne sont pas acceptables, seule une attribution fixe offre une protection. La mesure de la simultanéité détermine ainsi directement la quantité de licences : elle fournit la charge de pointe sur laquelle un pool « Concurrent » doit être dimensionné, et elle montre quels rôles accèdent si rarement au système qu'une licence fixe n'est pas rentable.

En pratique, le plus souvent une combinaison

La question est rarement tranchée de manière binaire. En règle générale, les deux modèles sont combinés lors de la souscription de licences : les licences « Named User », moins chères, sont commandées pour les power users, et les licences « Concurrent User » pour le reste du pool d'utilisateurs. Cela combine les prix unitaires plus bas pour les utilisateurs permanents avec la flexibilité des licences de groupe, et le besoin large et occasionnel n'entraîne pas de coûts d'inactivité.

Un tel modèle mixte exige de la transparence sur l'attribution de chaque personne à une catégorie. L'attribution n'est pas nécessairement statique – une licence « Named » peut être réattribuée à une autre personne en cas de besoin, mais toujours à une seule. Sans une documentation propre des droits d'utilisation attribués, on s'expose exactement au risque que les deux modèles sont censés limiter : des licences inutilisées d'un côté, des accès non couverts de l'autre.

Aide à la décision : la bonne métrique en cinq étapes

1. Enregistrer le comportement d'utilisation sur une période représentative : fréquence d'accès, durée d'une session. 2. Déterminer la charge de pointe et la simultanéité, c'est-à-dire le nombre maximal d'accès parallèles. 3. Séparer les rôles entre utilisateurs permanents et occasionnels, ainsi que les personnes ayant besoin d'un accès à tout moment. 4. Calculer : comparer le prix de la licence des deux modèles avec le nombre d'unités nécessaires dans chaque cas, et inclure la charge administrative, qui comprend le logiciel de gestion des licences pour le modèle « Concurrent ». 5. Documenter la répartition et la vérifier périodiquement, car les modèles d'utilisation évoluent avec le temps.

Ces indicateurs sont relevés avant l'achat – les corrections ultérieures sont complexes et coûteuses. Il convient également de clarifier au préalable comment une sous-licence est traitée : le fournisseur LDOX, par exemple, n'exige pas de pénalités, mais procède à une commande complémentaire pour le nombre nécessaire. Savoir si une licence ultérieure est possible sans frais supplémentaires ou si les licences perpétuelles restent liées fait donc partie de l'examen du contrat, avant que la métrique ne soit fixée.