Utilisateur nommé ou concurrent : comparer les métriques de licence

Pourquoi la métrique de licence détermine les coûts et l'utilité

Comparer les utilisateurs nommés (Named User) et les utilisateurs concurrents (Concurrent User) permet de poser les bases d'une décision d'achat concrète. Ces deux métriques facturent le même logiciel différemment : l'une se base sur la personne enregistrée, l'autre sur l'accès simultané. Il n'existe pas de recette miracle ; le prestataire de services informatiques suisse bbi le souligne explicitement dans une comparaison de mars 2025. Ce qui compte, ce ne sont pas seulement les coûts des licences, mais aussi la conformité en matière de licences.

La décision repose sur quatre critères : la transférabilité, la garantie d'accès, la planifiabilité et la charge administrative. À cela s'ajoutent les profils d'utilisation typiques.

Utilisateur nommé : licence liée à une personne

Une licence « Named User » s'applique aux utilisateurs enregistrés nominativement d'une ressource logicielle et constitue un droit d'utilisation individuel et personnel. Le nombre de licences correspond exactement au nombre d'utilisateurs définis : avec trois licences Named, seules ces trois personnes enregistrées peuvent accéder au système. L'accès est possible à tout moment, mais il n'est pas transférable à des collègues. Une licence Named ne peut être réattribuée qu'à une seule autre personne, et uniquement à celle-ci.

Les licences temporairement inutilisées restent dormantes et ne sont pas disponibles pour d'autres collaborateurs. Dans le cas de licences perpétuelles, cela conduit à une surlicenciation ; si les licences Named User peuvent être activées et désactivées gratuitement, cet inconvénient disparaît. Les rôles typiques concernent les personnes qui utilisent le logiciel de manière permanente et intensive et qui le maintiennent constamment ouvert – par exemple les administrateurs IT ou les power users. Le contrôle de la personne travaillant effectivement sous une licence reste la difficulté centrale.

Utilisateur concurrent : les accès simultanés comme unité de calcul

Les licences Concurrent – également appelées licences flottantes ou de groupe – ne calculent pas le nombre de personnes ayant accès, mais le nombre d'accès simultanés. Peu importe qui, au sein de l'équipe, utilise le logiciel ; l'essentiel est que le nombre défini d'utilisateurs simultanés ne soit jamais dépassé. Techniquement, cela repose généralement sur un serveur de licences dans le réseau : trois licences permettent à trois utilisateurs quelconques de travailler en même temps.

Une fonctionnalité supplémentaire courante est l'emprunt d'une licence. Le serveur de licences la transfère temporairement sur un ordinateur local ou une clé dongle et la récupère automatiquement à l'expiration de la période d'emprunt.

Avec un délai de persistance (Linger Time), la licence reste réservée à la dernière personne pendant une durée définie après la fermeture du logiciel – ce qui est judicieux pour des outils à exécution courte comme les compilateurs.

Le modèle atteint ses limites lorsque la demande dépasse le contingent : si le volume licencié est épuisé, le prochain accès est refusé jusqu'à ce qu'une licence se libère. Avec 30 licences Concurrent, un 31e utilisateur ne peut travailler que lorsque l'une des 30 personnes s'est déconnectée. Il est donc courant que plus de personnes soient enregistrées que de licences disponibles.

Comparaison directe des deux métriques

En termes d'attribution, Named lie le droit à une personne enregistrée, tandis que Concurrent le lie à l'accès simultané. Seul le modèle Concurrent est transférable : il peut être transmis d'une personne à l'autre, ce qui rend la surlicenciation rare ; une licence Named reste attachée à la personne enregistrée.

La garantie d'accès en découle directement : Named garantit un accès à tout moment. Concurrent peut créer des goulots d'étranglement lors des pics d'activité si plus de personnes souhaitent accéder au système qu'il n'y a de licences disponibles.

Lors d'un changement de personnel, le modèle Concurrent n'engendre ni coûts ni efforts supplémentaires ; avec Named, la licence doit être réaffectée. Les coûts totaux sont considérés comme bien planifiables dans les deux modèles, le modèle Concurrent offrant une sécurité supplémentaire grâce à son indépendance vis-à-vis des personnes.

L'administration diffère également : Named exige le contrôle des noms d'utilisateurs, tandis que Concurrent nécessite un logiciel dédié de gestion des licences pour surveiller l'utilisation simultanée. Les métriques résolvent des problèmes opposés : Concurrent protège contre l'inactivité des licences inutilisées, Named contre les goulots d'étranglement d'accès en période de pointe. La question de savoir quelle protection pèse le plus lourd dans votre entreprise ne peut trouver de réponse qu'en analysant le comportement d'utilisation.

Avantages et inconvénients des deux modèles de licence

Le prix par licence en dit peu – c'est le taux d'utilisation qui décide

L'hypothèse selon laquelle l'un des deux modèles serait fondamentalement moins cher est fausse. Les licences Concurrent sont individuellement plus chères que les licences Named ; toutefois, le modèle peut s'avérer rentable grâce au nombre réduit d'unités. Comme règle empirique courante sur le marché, le fournisseur de technologies de licence Wibu Systems cite un facteur compris entre 1,5 et 3,0 par rapport à une licence Named User.

Ce facteur dépend du profil d'utilisation : pour une application de bureau utilisée fréquemment et longtemps, il se situe plutôt autour de 1,5 ; pour des outils utilisés rarement et brièvement, tels que les outils d'analyse ou les compilateurs, il s'oriente vers 3,0. Inversement, une grande équipe travaillant en continu peut réaliser des économies avec des licences Named.

Avant de faire le calcul, il faut mesurer : la fréquence d'utilisation, la durée de chaque session, le chevauchement temporel et le travail par shifts. Les effets sont particulièrement visibles dans le travail par shifts – si deux équipes accèdent au système avec un décalage horaire, le modèle Concurrent ne nécessite que la moitié des licences.

Il faut également prévoir, comme poste supplémentaire pour le modèle Concurrent, un logiciel spécifique de gestion des licences ; cela implique un investissement initial qui peut représenter un défi, surtout pour les petites entreprises.

Facteurs de coûts et profils d'utilisation comparés

Quel modèle correspond à quel profil d'utilisation

Les licences Concurrent User conviennent lorsque de nombreuses personnes doivent accéder au système pour une période non trop longue – par exemple pour une recherche documentaire ou pour approuver une facture dans un workflow. Elles sont également adaptées au travail par shifts, où les activités sont décalées dans le temps. Organisationnellement, le modèle est plus simple en cas de remplacements : celui qui assure un remplacement pour vacances ou maladie peut commencer à utiliser le logiciel sans effort, car la licence est indépendante de la personne.

Les licences Named User conviennent aux personnes qui travaillent beaucoup avec le logiciel et ont besoin d'un accès à tout moment – typiquement les administrateurs IT ou les power users qui maintiennent le système constamment ouvert. Là où les temps d'attente ne sont pas acceptables, seule l'attribution fixe offre une protection.

La mesure de la simultanéité détermine directement le volume de licences : elle fournit la charge de pointe sur laquelle un pool Concurrent doit être dimensionné, et montre quels rôles accèdent si rarement au système qu'une licence fixe n'est pas justifiée.

Cas d'utilisation typiques selon le profil d'utilisation

En pratique, souvent une combinaison

La question reçoit rarement une réponse binaire. En général, on fait appel aux deux modèles : on commande les licences Named User, moins chères à l'unité, pour les power users, et les licences Concurrent User pour le reste du pool d'utilisateurs. Cela combine des prix unitaires plus bas pour les utilisateurs permanents avec la flexibilité des licences de groupe ; la demande large et occasionnelle n'engendre pas de coûts liés à l'inactivité.

Un tel modèle mixte exige de la transparence sur l'attribution des personnes à chaque catégorie. L'attribution n'est pas nécessairement statique – une licence Named peut être attribuée à une autre personne si besoin, mais toujours à une seule à la fois. Sans une documentation claire des droits d'utilisation attribués, on crée précisément le risque que les deux modèles cherchent à limiter : des licences inutilisées d'un côté, des accès non couverts de l'autre.

Aide à la décision : cinq étapes vers la métrique adaptée

Ces indicateurs doivent être relevés avant l'achat – les corrections ultérieures sont coûteuses et complexes. Il convient également de clarifier au préalable comment une sous-licenciation est traitée : le fournisseur LDOX, par exemple, n'exige pas de pénalités, mais procède à une commande complémentaire du nombre nécessaire. La possibilité d'une licenciation supplémentaire sans frais additionnels ou le maintien lié des licences perpétuelles font donc partie de l'examen contractuel avant de fixer la métrique.

5 étapes pour choisir la bonne métrique de licence