Named User o Concurrent User: confronto tra le metriche di licenza

Perché la metrica di licenza determina costi e benefici

Chi confronta le licenze Named User e Concurrent User non cerca un'introduzione ai modelli di licenza, ma una base per una decisione di acquisto concreta. Entrambe le metriche fatturano lo stesso software in modo diverso: la prima in base alla persona registrata, la seconda in base all'accesso simultaneo. Non esiste una ricetta universale per la scelta – come sottolinea espressamente il fornitore di servizi IT svizzero bbi in un confronto del marzo 2025. A decidere non sono solo i costi di licenza, ma anche il rispetto della compliance delle licenze.

L'articolo chiarisce entrambi i concetti, mette a confronto i criteri che sostengono effettivamente la decisione – trasferibilità, garanzia di accesso, pianificabilità, sforzo amministrativo – e li associa ai tipici profili di utilizzo. Alla fine, viene presentato un approccio in cinque fasi che interviene prima dell'acquisto.

Named User: licenza vincolata a una persona

Una licenza Named User si applica agli utenti registrati nominalmente a una risorsa software e costituisce un diritto d'uso individuale e personale. Il numero di licenze è in un rapporto 1 a 1 con il numero di utenti definiti: se sono licenziate tre licenze Named, possono accedervi esattamente queste tre persone registrate. L'accesso è possibile in qualsiasi momento, ma non è trasferibile a colleghi – una licenza Named può essere al massimo riassegnata a un'altra persona, ma comunque a una sola alla volta.

La conseguenza pratica: le licenze temporaneamente inutilizzate rimangono inattive e non sono a disposizione di altri dipendenti. Nel caso delle licenze a pagamento, ciò porta a un eccesso di licenze; se le licenze Named User possono essere attivate e disattivate gratuitamente, questo svantaggio viene meno. I ruoli tipici sono le persone che utilizzano il software in modo permanente e intensivo, tenendolo sempre aperto – come gli amministratori IT o i power user. Il controllo di quale persona stia effettivamente lavorando con una licenza rimane la difficoltà centrale di questo modello.

Concurrent User: accessi simultanei come base di calcolo

Le licenze Concurrent – chiamate anche licenze fluttuanti o di gruppo – non calcolano il numero di persone con accesso, ma il numero di accessi simultanei. Chi nel team utilizza il software è irrilevante; ciò che conta è che il numero massimo di utenti simultanei stabilito non venga mai superato. Tecnicamente, alla base c'è di solito un server di licenze nella rete: tre licenze permettono a tre utenti qualsiasi di lavorare contemporaneamente. Una caratteristica aggiuntiva diffusa è il prestito di una licenza, che il server trasferisce temporaneamente a un computer locale o a un dongle e che viene automaticamente recuperato allo scadere del periodo di prestito. Con un Linger Time, la licenza rimane riservata all'ultima persona per un periodo di tempo definito dopo la chiusura del software – utile per strumenti di breve durata come i compilatori.

Questo modello raggiunge i suoi limiti quando la domanda supera la quota disponibile: se la quantità licenziata è esaurita, l'accesso successivo viene negato fino a quando non si libera una licenza. Se ad esempio sono licenziate 30 licenze Concurrent, un 31° utente potrà lavorare solo quando una delle 30 persone si sarà disconnessa. È quindi consuetudine che siano registrate più persone rispetto alle licenze disponibili.

Le due metriche messe direttamente a confronto

Nell'assegnazione, il modello Named vincola il diritto a una persona registrata, mentre il Concurrent lo vincola all'accesso simultaneo. Trasferibile è solo il modello Concurrent: può essere passato da persona a persona, motivo per cui l'eccesso di licenze è raro; una licenza Named rimane invece legata alla persona registrata. Di conseguenza, la garanzia di accesso differisce: Named garantisce l'accesso in qualsiasi momento, mentre Concurrent può creare colli di bottiglia nei picchi di lavoro, se più persone vogliono accedere rispetto alle licenze disponibili. In caso di cambio di personale, con Concurrent non si generano costi o sforzi aggiuntivi, mentre con Named la licenza deve essere riassegnata. I costi totali sono considerati ben pianificabili in entrambi i modelli, e nel modello Concurrent sono ulteriormente garantiti dall'indipendenza dalle persone.

Anche l'amministrazione differisce: Named richiede il controllo dei nomi degli utenti, Concurrent un software di gestione delle licenze dedicato per monitorare l'uso simultaneo. Le due metriche risolvono così problemi opposti: Concurrent protegge dai tempi di inattività delle licenze inutilizzate, Named dai colli di bottiglia negli accessi durante i picchi. Quale protezione pesi di più nella propria azienda può essere risposto solo analizzando il comportamento d'uso.

Il prezzo per licenza dice poco: decide l'utilizzo

L'ipotesi diffusa che uno dei due modelli sia fondamentalmente più economico non è corretta. Le licenze Concurrent, se considerate singolarmente, sono più costose delle licenze Named; tuttavia, grazie al minor numero di pezzi, il modello può comunque rivelarsi conveniente. Come regola empirica di mercato, il fornitore di tecnologie di licenza Wibu Systems indica un fattore compreso tra 1,5 e 3,0 rispetto a una licenza Named User. Il fattore dipende dal modello di utilizzo: per un'applicazione da ufficio usata frequentemente e a lungo, si aggira intorno a 1,5; per strumenti usati raramente e per brevi periodi, come tool di analisi o compilatori, si orienta verso 3,0. Al contrario, un team numeroso e costantemente operativo potrebbe risparmiare con le licenze Named.

Prima di fare i calcoli, è quindi necessaria una misurazione: frequenza d'uso, durata della singola sessione, sovrapposizione temporale e lavoro su turni. Nel lavoro su turni gli effetti sono più evidenti: se due turni accedono in momenti sfalsati, con il modello Concurrent è necessaria solo la metà delle licenze. Come voce aggiuntiva, nel modello Concurrent va pianificato un software dedicato alla gestione delle licenze; comporta un investimento iniziale che può essere impegnativo soprattutto per le aziende più piccole.

Fattori di prezzo e modelli di utilizzo a confronto

Quale modello si adatta a quale profilo di utilizzo

Le licenze Concurrent User sono adatte laddove molte persone devono accedere per un periodo non troppo lungo – ad esempio per una ricerca di documenti o per approvare una fattura in un flusso di lavoro. Così come nel lavoro su turni, dove si opera in momenti sfalsati. Il modello è anche organizzativamente più semplice in caso di sostituzioni: chi subentra per ferie o malattia inizia a utilizzare il software senza alcuno sforzo, poiché la licenza è indipendente dalla persona.

Le licenze Named User sono adatte per le persone che lavorano molto con il software e necessitano di accesso in qualsiasi momento – tipicamente amministratori IT o power user che tengono il sistema sempre aperto. Dove i tempi di attesa non sono accettabili, protegge solo l'assegnazione fissa. La misurazione della simultaneità determina quindi direttamente la quantità di licenze: fornisce il carico di picco su cui deve essere dimensionato un pool Concurrent e mostra quali ruoli accedono così raramente che una licenza fissa non vale la pena.

Nella pratica, spesso una combinazione

La domanda viene raramente risolta in modo binario. Di solito, nella concessione delle licenze si ricorre a entrambi i modelli: per i power user si ordinano le licenze Named User più economiche, per il resto del pool di utenti le licenze Concurrent User. In questo modo si uniscono i prezzi unitari più bassi per gli utenti permanenti alla flessibilità delle licenze di gruppo, e il fabbisogno ampio e occasionale non genera costi di inattività.

Un tale modello misto richiede trasparenza su chi è assegnato a quale categoria. L'assegnazione non è necessariamente statica: una licenza Named può essere riassegnata a un'altra persona se necessario, ma sempre a una sola. Senza una documentazione accurata dei diritti d'uso assegnati, si genera esattamente il rischio che entrambi i modelli dovrebbero limitare: licenze inutilizzate da un lato, accessi non coperti dall'altro.

Supporto alle decisioni: cinque passi verso la metrica giusta

1. Rilevare il comportamento d'uso in un periodo rappresentativo: con quale frequenza si accede, quanto dura una sessione. 2. Determinare il carico di picco e la simultaneità, ovvero il numero massimo di accessi paralleli. 3. Separare i ruoli in utenti permanenti e occasionali, nonché in persone che necessitano di accesso in qualsiasi momento. 4. Calcolare: confrontare il prezzo delle licenze dei due modelli con la quantità necessaria in ciascun caso e includere lo sforzo amministrativo, che nel modello Concurrent comprende il software di gestione delle licenze. 5. Documentare la ripartizione e verificarla periodicamente, poiché i modelli di utilizzo cambiano nel tempo.

Questi indicatori vengono rilevati prima dell'acquisto: le correzioni successive sono complesse e costose. Va inoltre chiarito in anticipo come viene gestita una sotto-licenza: il fornitore LDOX, ad esempio, non richiede penali, ma effettua un ordine successivo per il numero necessario. Se la regolarizzazione è possibile senza costi aggiuntivi o se le licenze a pagamento rimangono vincolate, fa quindi parte della verifica del contratto prima che la metrica venga definita.