Pianificare il rinnovo e la disdetta dei contratti SaaS

Perché vale la pena pianificare il rinnovo e la disdetta

I software SaaS sono ospitati presso terzi al di fuori della propria azienda e archiviati nel cloud; il canone di abbonamento copre l'archiviazione, l'esecuzione delle applicazioni e le relative attività IT. La propria operatività dipende quindi dal contratto in essere: chi interrompe l'utilizzo del fornitore SaaS rischia, secondo USU, di perdere l'operatività e persino i dati. Chi inizia a pensare alle alternative solo quando si avvicina la decisione sul rinnovo o sull'uscita, non ha più tempo per trovare soluzioni.

USU descrive la situazione in caso di aumenti di prezzo o canoni non negoziati come una scelta tra tre opzioni poco attraenti: pagare significa accettare condizioni contrattuali ritenute ingiuste; disdire significa ricominciare da zero con un nuovo fornitore; negoziare significa decidere sotto pressione prima che scada il contratto attuale. Secondo USU, la via d'uscita risiede in condizioni contrattuali molto specifiche e dettagliate, che limitano gli aumenti dei costi per i servizi, l'utilizzo, il trattamento dei dati e persino la disdetta.

La pianificazione non inizia quindi con la lettera di disdetta, ma con i tre elementi che determinano il margine di manovra: scadenze, clausole contrattuali e dipendenze dai dati. Chi li conosce, decide prima della scadenza e non dopo il rinnovo automatico.

Tenere sotto controllo durata del contratto, rinnovo automatico e termini di disdetta

Secondo la panoramica di PayPro Global sui tipici elementi contrattuali, un contratto SaaS regola, tra le altre cose, la «Disdetta e il rinnovo», ovvero la procedura per porre fine o prorogare il rapporto commerciale. Nella pratica, quattro elementi vanno acquisiti separatamente: durata del contratto o durata minima, disciplina del rinnovo automatico, termine di disdetta e requisiti di forma per la disdetta.

Le tre scadenze decisive sono tre, non solo la fine del contratto: l'inizio del termine di disdetta, l'ultimo momento utile per una disdetta valida e la fine del periodo di proroga che scatta in assenza di disdetta. Calcolare a ritroso dal periodo di proroga fino all'ultimo giorno utile e inserirlo in calendario come scadenza, non la fine del contratto. Se ad esempio la scadenza cade diversi mesi prima della fine del periodo, il momento di agire si sposta di conseguenza; la negoziazione o il cambio fornitore devono essere conclusi prima.

Verificare inoltre se il contratto prevede la forma scritta, la raccomandata o un portale specifico, chi è autorizzato a firmare internamente e come viene provata la ricezione presso il fornitore (report di invio, conferma). Senza prova, in caso di controversia, è quasi impossibile dimostrare una disdetta rispettosa dei termini. Responsabilità e relative sostituzioni vanno quindi incluse nella registrazione della scadenza.

Cosa controllare nel contratto prima di ogni rinnovo

La lista di controllo ricorrente segue gli elementi contrattuali elencati da PayPro Global per i contratti SaaS: descrizione delle prestazioni con l'ambito del software basato su cloud e le funzioni incluse; modelli di prezzo e di pagamento con modelli di abbonamento, accordi di pagamento e politiche per i ritardi nei pagamenti; sicurezza dei dati, con la questione di chi accede ai dati degli utenti, come vengono utilizzati e protetti e quali misure di sicurezza sono state adottate; Service Level Agreement con valori stabiliti per disponibilità e prestazioni nonché risoluzione dei problemi; limitazione di responsabilità come limite della responsabilità di fornitore e cliente; disciplina di disdetta e rinnovo.

Lezzi Legal integra l'elenco con punti che nei contratti SaaS, software e cloud devono essere regolati chiaramente: Ambito delle prestazioni, disponibilità, diritti d'uso, aggiornamenti, supporto, responsabilità e risoluzione, nonché questioni relative all'utilizzo dei dati, all'esportazione dei dati e all'exit. WEKA indica come vantaggio di tali regolamentazioni la trasparenza dei costi attraverso canoni chiari e un modello di fatturazione comprensibile, la disponibilità garantita con normative SLA definite e la garanzia della consegna dei dati senza diritto di ritenzione.

Confrontare questi punti con l'utilizzo effettivo: quali funzioni sono realmente necessarie, quali licenze o accessi sono inutilizzati, quanti casi di supporto sono rimasti aperti, sono stati rispettati i valori di disponibilità promessi? Lezzi Legal sottolinea che funzioni, modelli di prezzo, integrazioni e dipendenze tecniche cambiano continuamente, mentre i contratti rimangono invariati per lunghi periodi. Il risultato del controllo porta a una di tre opzioni: rinnovo invariato, adattamento di ambito e condizioni o cambio fornitore.

Sfruttare gli adeguamenti dei prezzi come finestra di negoziazione e recesso

Gli aumenti di prezzo non sono solo un problema di costi, ma spesso una finestra di recesso regolata contrattualmente. Le condizioni generali per i prodotti SaaS di AGIS prevedono nella sezione «Durata del contratto e disdetta» che, in caso di aumento di prezzo, i prodotti interessati possano essere disdetti senza termini. Vale la pena cercare presto clausole di questo tipo: determinano quali prodotti sono interessati, in quale forma va dichiarata la disdetta e entro quando deve essere esercitata.

USU raccomanda come obiettivo negoziale limitare gli aumenti dei costi per servizi, utilizzo, trattamento dei dati e persino per la disdetta, e di sapere esattamente quali prestazioni e condizioni contiene il contratto. Concretamente, ciò include un blocco dei prezzi per una durata definita, una normativa su come e quante volte i prezzi possono essere adeguati, nonché la questione se un aumento sia legato a una controprestazione, come funzioni aggiuntive, maggiore disponibilità o supporto esteso.

Di fronte a un aumento, si pongono tre opzioni: pagare, esercitare il diritto di disdetta straordinaria o negoziare. Prima di esercitarlo, verificare cosa comporta un'uscita (esportazione dei dati, migrazione, approvvigionamento sostitutivo) e se lo stesso sforzo non possa fungere da leva nella negoziazione. Documentare ogni aumento con data, prodotti interessati e termine entro cui reagire.

Opzioni in caso di aumento di prezzo nel contratto SaaS

Quando i termini concordati non si applicano: il rischio della disdetta in qualsiasi momento

I contratti di mandato di servizi in Svizzera sono spesso soggetti alle disposizioni legali sul mandato (art. 394 e seguenti CO). Secondo la giurisprudenza attuale del Tribunale federale, come riassunto da WEKA, i contratti di mandato di servizi sono fondamentalmente disdicibili in qualsiasi momento, anche se nel contratto sono stati concordati altri termini. L'art. 404 CO concede un diritto di disdetta inderogabile in qualsiasi momento senza rispetto di termini; le penali convenzionali non possono escludere questo diritto. Il risarcimento danni è dovuto solo in caso di disdetta «inopportuna» e solo per l'interesse contrattuale negativo. Secondo WEKA, ciò riguarda i tipici mandati di natura strettamente personale così come i contratti atipici e misti.

Per la propria pianificazione ne consegue quanto segue. In primo luogo, una lunga durata con un lungo termine di disdetta non garantisce che il fornitore rimanga fino alla fine del periodo; la capacità di uscita deve essere garantita indipendentemente dal testo del contratto. In secondo luogo, si può recedere prima di quanto i termini lascino supporre, con il rischio che, in caso di disdetta senza un preavviso adeguato, maturi un risarcimento danni per l'interesse contrattuale negativo. Chi prepara l'uscita e coordina le tempistiche con il fornitore riduce questo rischio e rende la transizione pianificabile.

Vantaggi e rischi della disdetta in qualsiasi momento secondo il diritto svizzero

Quadro giuridico rilevante per i contratti SaaS in Svizzera

Anticipare dati, exit e transizione

Secondo Lezzi Legal, nei modelli SaaS standardizzati, il contratto SaaS, le condizioni generali, i livelli di servizio, l'accordo sul trattamento dei dati (DPA) e la documentazione sulla protezione dei dati devono essere coordinati tra loro. Altrettanto importanti sono l'utilizzo dei dati, l'esportazione dei dati e l'exit, ovvero non solo quali dati vengono trattati, ma anche come vengono restituiti dal fornitore.

PayPro Global stabilisce come principio che, nel contratto SaaS, il cliente è proprietario dei dati e il fornitore ha diritti di accesso; la normativa sulla sicurezza dei dati deve definire chiaramente chi accede ai dati degli utenti, come vengono utilizzati e protetti e quali misure di sicurezza sono state adottate. WEKA indica come obiettivo che il cliente mantenga sempre il controllo sui propri dati e che la loro consegna sia garantita senza diritto di ritenzione, oltre a un hosting in Svizzera e backup affidabili.

Per l'exit, nel contratto vanno quindi inseriti: un'esportazione completa dei dati in un formato utilizzabile, il periodo di accesso dopo la fine del contratto, la gestione dei dati nelle integrazioni o presso i subappaltatori, nonché la normativa su quando e come i dati vengono cancellati. Chiarire inoltre per tempo quanto dura realisticamente un'eventuale migrazione, affinché l'esportazione non cada nell'ultima settimana del periodo di proroga.

Dal calendario delle scadenze al processo interno

Il calendario delle scadenze diventa un processo operativo solo quando sono definite le responsabilità e le soglie decisionali. Chiarire chi conosce il contratto e le scadenze, chi valuta tecnicamente l'utilizzo, chi decide su modifiche di prezzo e ambito e chi è autorizzato a firmare. Definire le soglie di escalation, come aumenti di prezzo, modifiche all'ambito delle prestazioni, adeguamenti dei livelli di servizio o nuovi trattamenti di dati, e coinvolgere per tempo IT, protezione dei dati, acquisti e legale, poiché i documenti sulla protezione dei dati e quelli contrattuali devono essere coordinati.

Preparare la posizione negoziale prima dell'ultimo giorno di disdetta e metterla per iscritto: blocco dei prezzi e regole di adeguamento, impegni su disponibilità e supporto, diritti di disdetta straordinaria, esportazione dei dati, durata. Verificare parallelamente le alternative, poiché un cambio fornitore richiede tempo per valutazione, migrazione e formazione; Lezzi Legal sottolinea che i prodotti cambiano più velocemente dei contratti e che la documentazione legale dovrebbe crescere con il prodotto.

Documentare ogni decisione con data, base decisionale e persona responsabile. In questo modo, al prossimo rinnovo, sarà comprensibile quali concessioni sono state fatte e quali punti sono rimasti aperti, e la decisione cadrà prima della scadenza e non dopo l'ingresso nel periodo di proroga.