Pianificare il rinnovo e la disdetta dei contratti SaaS

Perché conviene pianificare il rinnovo e la disdetta

Il software SaaS viene eseguito presso terzi al di fuori della propria azienda e archiviato in un cloud; il canone di abbonamento copre l'archiviazione, l'esecuzione delle applicazioni e le relative attività IT. La continuità operativa dipende quindi dal contratto in essere: secondo USU, chi interrompe l'utilizzo del fornitore SaaS rischia di perdere la continuità operativa e persino i dati. Chi riflette sul rinnovo o sull'uscita solo quando la decisione è imminente, non ha più tempo per valutare alternative.

In caso di aumenti di prezzo o di tariffe non negoziate, USU descrive la situazione come una scelta tra tre opzioni poco attraenti. Pagare significa accettare condizioni contrattuali giudicate ingiuste. Disdire significa ricominciare da zero con un nuovo fornitore. Negoziare significa decidere sotto pressione prima della scadenza del contratto attuale.

Secondo USU, la via d'uscita risiede in clausole contrattuali molto specifiche e dettagliate, che limitano gli aumenti dei costi per servizi, utilizzo, elaborazione dei dati e persino per la disdetta. La pianificazione non inizia quindi con la lettera di disdetta, ma con i tre elementi che determinano lo spazio di manovra: scadenze, clausole contrattuali e dipendenze dai dati. Chi li conosce, decide prima del termine invece che dopo il rinnovo automatico.

Tenere sotto controllo durata del contratto, rinnovo automatico e termini di preavviso

Secondo la panoramica di PayPro Global sugli elementi tipici dei contratti, un contratto SaaS regola, tra l'altro, la «disdetta e il rinnovo», ossia la procedura per terminare o prolungare il rapporto commerciale. Nella pratica, occorre distinguere quattro elementi: durata del contratto o durata minima, disciplina del rinnovo automatico, termine di preavviso e forma richiesta per la disdetta.

Sono determinanti tre date, non solo la fine del contratto: l'inizio del termine di preavviso, l'ultimo giorno utile per una disdetta efficace e la fine del periodo di rinnovo che scatta in assenza di disdetta. Calcolate a ritroso dal periodo di rinnovo fino all'ultimo giorno ammesso e segnate questa data in calendario come scadenza – non la fine del contratto. Se il preavviso è, ad esempio, di diversi mesi prima della fine del periodo, il momento decisivo si sposta di conseguenza; la negoziazione o il cambio devono essere conclusi prima.

Verificate inoltre se il contratto prevede la forma scritta, una raccomandata o un portale specifico, chi è autorizzato a firmare internamente e come si prova l'invio al fornitore (rapporto di spedizione, conferma). Senza prova, in caso di controversia è difficile dimostrare una disdetta tempestiva. Responsabilità e deleghe fanno quindi parte della registrazione delle scadenze.

Scadenze importanti per il rinnovo e la disdetta dei contratti SaaS

Cosa controllare nel contratto prima di ogni rinnovo

La lista di controllo ricorrente segue gli elementi contrattuali elencati da PayPro Global per i contratti SaaS. Vi rientrano la descrizione delle prestazioni con l'ambito del software basato su cloud e le funzioni incluse, nonché i modelli di prezzo e pagamento con modelli di abbonamento, accordi di pagamento e politiche per i pagamenti in ritardo.

Per la sicurezza dei dati va chiarito chi accede ai dati degli utenti, come vengono utilizzati e protetti e quali misure di sicurezza sono state adottate. Gli Service Level Agreement fissano valori per disponibilità, prestazioni e risoluzione dei problemi. La limitazione di responsabilità limita la responsabilità del fornitore e del cliente; la disciplina di disdetta e rinnovo regola la procedura.

Lezzi Legal integra l'elenco con punti che nei contratti SaaS, software e cloud devono essere regolati chiaramente: ambito delle prestazioni, disponibilità, diritti d'uso, aggiornamenti, supporto, responsabilità e cessazione, nonché questioni relative all'uso dei dati, all'esportazione dei dati e all'exit. WEKA indica come vantaggi di tali regolamentazioni la trasparenza dei costi grazie a tariffe chiare e a un modello di fatturazione comprensibile, la disponibilità garantita con regole SLA definite e l'assicurazione della restituzione dei dati senza diritto di ritenzione.

Confrontate questi punti con l'utilizzo effettivo: quali funzioni servono davvero, quali licenze o accessi non sono utilizzati, quanti casi di supporto sono rimasti aperti, i valori di disponibilità promessi sono stati rispettati? Lezzi Legal sottolinea che funzioni, modelli di prezzo, integrazioni e dipendenze tecniche cambiano continuamente, mentre i contratti restano invariati per periodi più lunghi. Il risultato della verifica porta a una di tre opzioni: rinnovare invariato, adattare ambito e condizioni o cambiare fornitore.

Utilizzare gli adeguamenti di prezzo come finestra negoziale e di uscita

Gli aumenti di prezzo non sono solo un problema di costo, ma spesso una finestra di uscita regolata contrattualmente. Le condizioni generali di contratto per prodotti SaaS di AGIS prevedono nella sezione «Durata del contratto e disdetta» che, in caso di aumento di prezzo, i prodotti interessati possano essere disdetti con effetto immediato. Vale la pena cercare tali clausole per tempo: esse stabiliscono quali prodotti sono interessati, in quale forma va dichiarata la disdetta e entro quando deve essere esercitata.

USU raccomanda come obiettivo negoziale limitare gli aumenti di costo per servizi, utilizzo, elaborazione dei dati e persino per la disdetta, e sapere esattamente quali prestazioni e condizioni include il contratto. Nello specifico, vi rientrano un vincolo di prezzo per una durata definita, una regola su come e quanto spesso i prezzi possono essere adeguati, nonché la questione se un aumento sia legato a una controprestazione – ad esempio funzioni aggiuntive, maggiore disponibilità o supporto ampliato.

Se si verifica un aumento, ci sono tre opzioni: pagare, esercitare il diritto di disdetta straordinaria o negoziare. Prima di esercitarlo, verificate cosa scatena un'uscita (esportazione dei dati, migrazione, approvvigionamento sostitutivo) e se lo stesso sforzo non possa fungere da leva nella negoziazione. Documentate ogni aumento con data, prodotti interessati e il termine entro cui reagire.

Opzioni in caso di aumento di prezzo nel contratto SaaS

Quando i termini concordati non valgono: il rischio della disdettabilità in qualsiasi momento

I contratti di prestazione di servizi in Svizzera sono spesso soggetti alle disposizioni legali sul mandato (art. 394 ss. CO). Secondo la giurisprudenza attuale del Tribunale federale, come riassunta da WEKA, i contratti di prestazione di servizi sono fondamentalmente disdicibili in qualsiasi momento, anche se nel contratto sono stati concordati altri termini. L'art. 404 CO concede un diritto di disdetta imperativo in qualsiasi momento senza rispetto di termini; le penali convenzionali concordate non possono escludere questo diritto.

Il risarcimento danni è dovuto solo in caso di disdetta «in momento inopportuno» e solo per l'interesse contrattuale negativo. Secondo WEKA, ciò riguarda tipici mandati di natura strettamente personale così come contratti atipici e misti.

Per la propria pianificazione ne derivano due conseguenze. In primo luogo, una lunga durata con un lungo termine di preavviso non garantisce che il fornitore resti fino alla fine del periodo; la capacità di exit deve essere assicurata indipendentemente dal testo del contratto. In secondo luogo, si può uscire prima di quanto lascino supporre i termini – con il rischio che, in caso di disdetta senza un preavviso adeguato, sorga un obbligo di risarcimento per l'interesse contrattuale negativo. Chi prepara l'uscita e coordina il momento con il fornitore riduce questo rischio e rende la transizione pianificabile.

Situazione giuridica svizzera: Disdettabilità in qualsiasi momento dei contratti di prestazione di servizi

Pensare in anticipo a dati, exit e passaggio

Secondo Lezzi Legal, nei modelli SaaS standardizzati il contratto SaaS, le condizioni generali di contratto, i livelli di servizio, il contratto di elaborazione dei dati (DPA) e la documentazione sulla protezione dei dati dovrebbero essere coordinati tra loro. Altrettanto importanti sono l'uso dei dati, l'esportazione dei dati e l'exit – quindi non solo quali dati vengono elaborati, ma anche come escono nuovamente dal fornitore.

PayPro Global stabilisce come principio che nel contratto SaaS il cliente possiede i dati e il fornitore ha diritti di accesso; la regolamentazione della sicurezza dei dati dovrebbe definire chiaramente chi accede ai dati degli utenti, come vengono utilizzati e protetti e quali misure di sicurezza sono state adottate. WEKA indica come obiettivo che il cliente mantenga in qualsiasi momento il controllo sui propri dati e che la loro restituzione sia assicurata senza diritto di ritenzione – oltre all'hosting in Svizzera e a backup affidabili.

Per l'exit devono quindi figurare nel contratto: un'esportazione completa dei dati in formato utilizzabile, il periodo per gli accessi dopo la fine del contratto, la gestione dei dati nelle integrazioni o presso subappaltatori e la regola su quando e come i dati vengono cancellati. Chiarite inoltre per tempo quanto dura realisticamente una eventuale migrazione, affinché l'esportazione non cada nell'ultima settimana del periodo di rinnovo.

Dal calendario delle scadenze al processo interno

Il calendario delle scadenze diventa un processo solo quando sono definite le responsabilità e le soglie decisionali. Chiarite chi conosce contratto e scadenze, chi valuta l'utilizzo dal punto di vista tecnico, chi decide su modifiche di prezzo e ambito e chi è autorizzato a firmare. Definite le soglie di escalation – ad esempio aumento di prezzo, modifica dell'ambito delle prestazioni, adeguamento dei livelli di servizio o nuova elaborazione dei dati – e coinvolgete per tempo IT, protezione dei dati, acquisti e ufficio legale, poiché i documenti sulla protezione dei dati e quelli contrattuali devono essere coordinati.

Preparate la posizione negoziale prima dell'ultimo giorno di disdetta e mettetela per iscritto: vincolo di prezzo e regole di adeguamento, impegni su disponibilità e supporto, diritti di disdetta straordinaria, esportazione dei dati, durata. Verificate parallelamente le alternative, perché un cambio di fornitore richiede tempo per valutazione, migrazione e formazione; Lezzi Legal sottolinea che i prodotti cambiano più rapidamente dei contratti e che la documentazione legale dovrebbe crescere con il prodotto.

Documentate ogni decisione con data, base decisionale e persona responsabile. Così, al prossimo rinnovo sarà comprensibile quali concessioni sono state fatte e quali punti sono rimasti aperti – e la decisione verrà presa prima della scadenza del termine invece che dopo l'entrata in vigore del rinnovo.