Verificare le fatture SaaS: voci, valuta e IVA

Indicazioni obbligatorie, valuta e imposta sono collegate

L'importo della fattura da solo non prova la correttezza di una fattura SaaS. La valuta di fatturazione, il corso di cambio fiscalmente riconosciuto e il trattamento dell'IVA determinano congiuntamente quale importo in franchi finisce nel bilancio dopo la conversione. La valuta di fatturazione influenza gli obblighi IVA, il corso di cambio fiscalmente riconosciuto e quindi l'importo in CHF del bilancio direttamente.

Una fattura emessa in euro a un cliente svizzero rimane soggetta all'IVA svizzera dell'8,1%; il cambio di valuta non modifica l'obbligo fiscale. Al contrario, la stessa fattura in valuta estera può bloccarsi nel sistema degli acquisti del cliente. Una mancata corrispondenza valutaria è considerata una causa frequente di rifiuto delle fatture nella contabilità fornitori.

Formalmente, la verifica inizia con l'art. 26 della Legge sull'imposta sul valore aggiunto (LIVA). La fattura deve identificare chiaramente il prestatore, il destinatario e la natura della prestazione. Di norma contiene il nome e la sede del fornitore con l'indicazione della sua iscrizione nel registro dei soggetti passivi e il relativo numero, il nome e la sede del destinatario, nonché la data o il periodo della prestazione, se diversi dalla data della fattura.

Inoltre, sulla fattura devono figurare la natura, l'oggetto e l'entità della prestazione, il corrispettivo, nonché l'aliquota applicabile e l'importo dell'imposta dovuta; se il corrispettivo include l'imposta, è sufficiente indicare l'aliquota. Se manca il numero di registrazione o l'aliquota, la fattura deve essere contestata prima dell'approvazione.

La ragione di questa verifica formale è la detrazione dell'imposta precedente. Secondo l'art. 28 LIVA, il soggetto passivo può detrarre come imposta precedente l'imposta interna fatturatagli nell'ambito della sua attività imprenditoriale. La detrazione è ammessa se egli dimostra di aver pagato l'imposta precedente.

La verifica si svolge su tre assi: voci, valuta e imposta sul valore aggiunto. Innanzitutto si confrontano le prestazioni fatturate con il contratto, poi la valuta e il tasso di cambio, infine l'aliquota e l'importo dell'imposta. Chi salta un asse si ritrova alla fine con un importo in franchi che non può essere documentato.

In quale valuta viene fatturato – e cosa significa per la verifica?

La valuta della fattura non cambia nulla riguardo all'imposta: la liquidazione dell'IVA avviene secondo le indicazioni dell'Amministrazione federale delle contribuzioni (AFC) per tutti i corrispettivi in franchi svizzeri. Per la verifica questo significa: ogni fattura in EUR o USD necessita di un importo in franchi che possa essere derivato tramite un corso riconosciuto.

Dal punto di vista del verificatore, non è decisiva la scelta della valuta, bensì la conformità alla clausola contrattuale. Se la valuta di fatturazione non corrisponde al contratto, la divergenza deve essere chiarita prima dell'approvazione – anche se l'importo in CHF sembra convertito correttamente.

Per i contratti ricorrenti nell'UE si raccomanda l'EUR insieme a una clausula FX che protegga entrambe le parti dalle fluttuazioni dei corsi. I clienti statunitensi e britannici si aspettano rispettivamente USD e GBP, poiché i loro sistemi AP (Accounts Payable) sono configurati per queste valute.

Per i contratti con una durata superiore ai sei mesi, la valuta del cliente insieme a una copertura o a una clausola di indicizzazione è opportuna, altrimenti l'esposizione al rischio di cambio diventa significativa. Se un cliente svizzero desidera una fattura in euro, si può fatturare in EUR – l'IVA svizzera dell'8,1% rimane valida.

Se la fattura proviene da un fornitore SaaS estero, conta la sua iscrizione nel registro. Secondo l'AFC, le imprese che prestano servizi in Svizzera e realizzano annualmente almeno 100'000 franchi di fatturato da prestazioni imponibili ed esenti in patria e all'estero sono obbligatoriamente soggette all'IVA. Se manca questa iscrizione, la fattura non riporta un numero IVA svizzero.

Data della fattura o data di pagamento: quale corso è determinante?

Per i crediti in valuta estera bisogna distinguere due momenti: l'emissione della fattura e l'incasso del pagamento. È prassi registrare il credito al corso vigente al momento della fatturazione e convertirlo al corso attuale al momento dell'incasso; la differenza appare come utile o perdita di cambio. Se la data di fatturazione e quella di pagamento divergono, nasce una differenza che non ha nulla a che fare con il prezzo dell'abbonamento concordato, ma che tuttavia influisce sul risultato.

Qui nascono tipici errori di verifica: se per l'accantonamento e il pagamento si presume lo stesso corso, la differenza di cambio scompare silenziosamente dal conto economico. Pertanto, in caso di pagamenti parziali, note di credito, pagamenti anticipati annuali e modifiche dell'ambito dell'abbonamento durante la durata, il corso determinante deve essere documentato per ogni movimento. Determinante è il corso di cambio riconosciuto fiscalmente; va osservata la prassi dell'AFC riguardo ai proventi in valuta estera.

Per l'IVA, l'AFC mette a disposizione corsi di cambio in valuta estera, tra cui il corso giornaliero, il corso medio mensile e il corso di conversione di gruppo. Il corso medio mensile corrisponde alla media aritmetica dei corsi giornalieri dal 25° giorno di un mese fino al 24° giorno del mese successivo. Viene pubblicato il 25° giorno del mese successivo e può essere applicato dall'inizio del mese seguente.

Cifre importanti per la verifica delle fatture in valuta estera

Conversione delle fatture in valuta estera in CHF per bilancio e IVA

Confrontare le voci ricorrenti con il contratto

Per i corrispettivi SaaS periodici non si verifica il singolo importo, bensì la corrispondenza tra contratto e fattura su tre caratteristiche: importo dell'abbonamento, durata e clausola valutaria. Se uno di questi elementi diverge, la fattura deve essere contestata prima di essere approvata. Una causa frequente di rifiuto delle fatture nella contabilità fornitori è la mancata corrispondenza valutaria – la fattura è emessa in una valuta diversa da quella prevista nel contratto o nel sistema degli acquisti.

La fattura riporta per ogni voce descrizione, quantità, prezzo e totale. Nell'esempio di fattura sul sito SaaS di Stripe, una fattura di Slack, la riga recita «Plus-Plan, 1, 12,50 CHF». Quantità e prezzo unitario devono corrispondere alla scala concordata.

Il prezzo unitario dipende dal ciclo di fatturazione: 6,67 CHF per persona e mese in caso di fatturazione annuale, 8,00 CHF per persona e mese in caso di fatturazione mensile. Una fattura con ritmo mensile e prezzo annuale deve essere indagata.

I pacchetti sono scalati in base al numero di utenti – 1-9, 10-49, 50-499, 500+ utenti – e raggruppano contingenti come 3 font, 50'000 richieste al mese e 5 domini. Le voci basate sull'utilizzo necessitano di una quantità esplicita.

Gli sconti figurano come riga separata sulla fattura, nell'esempio uno sconto per il primo mese. Anche un periodo di prova gratuito di 7 giorni modifica l'importo della prima fattura.

Per i contratti di lunga durata, i meccanismi di variazione del prezzo vanno verificati separatamente. Una clausola di indicizzazione sposta il prezzo lungo un indice di riferimento, una clausola di copertura protegge dal rischio di cambio; per la scelta della valuta in caso di durate più lunghe vale la raccomandazione della sezione «In quale valuta viene fatturato – e cosa significa per la verifica?».

Si verifica se la clausola copra l'adeguamento effettivamente fatturato: indice di riferimento, base di adeguamento e momento dell'adeguamento devono corrispondere alla posizione fatturata. Se l'ambito di utilizzo cambia durante la durata – utenti aggiuntivi, moduli aggiuntivi, upgrade o downgrade – la fattura deve rispecchiare la logica di adeguamento concordata e non una nuova forfettaria scelta liberamente.

La verifica delle voci si svolge in quattro passaggi: voce e quantità, prezzo per unità, periodo di fatturazione, riga di sconto e imposta. Errori tipici sono una licenza fatturata due volte, un aumento di prezzo senza base contrattuale, più utenti del concordato o una mancanza dell'indicazione IVA. Solo quando tutti e quattro i passaggi corrispondono alla clausola contrattuale, la fattura passa all'approvazione.

Oltre alle voci, la fattura riporta il destinatario, l'importo totale e una data di scadenza. Se il destinatario diverge dalla parte contrattuale, la fattura deve essere chiarita prima dell'approvazione.

Quale aliquota IVA si applica alle prestazioni SaaS?

Per le prestazioni SaaS in Svizzera si applica l'aliquota normale: secondo l'art. 25 cpv. 1 LIVA, l'imposta è dell'8,1 percento, fatte salve l'aliquota ridotta e l'aliquota speciale. L'aliquota normale comprende tutte le prestazioni imponibili che non sono soggette né all'aliquota ridotta né a quella speciale; i servizi e i prodotti digitali rientrano in questa categoria.

L'aliquota ridotta del 2,6% si applica solo alle forniture e prestazioni elencate tassativamente – tra cui alimenti secondo la Legge sui prodotti alimentari (LMAl), medicinali, acqua condotta, giornali, riviste e libri senza carattere pubblicitario, nonché giornali, riviste e libri elettronici senza carattere pubblicitario. Le licenze SaaS non fanno parte di questo elenco. L'aliquota speciale per le prestazioni di alloggio è del 3,8%.

Queste aliquote sono valide dal 1° gennaio 2024 e costituiscono il parametro di verifica: un'aliquota ridotta su una licenza standard o un'aliquota diversa da quella normale su un servizio digitale deve essere contestata.

Confronto delle aliquote IVA in Svizzera per le prestazioni SaaS

Verificare l'IVA sulle fatture in valuta estera e dall'estero

Per le fatture in valuta estera indirizzate a clienti in Svizzera, l'importo convertito in CHF è determinante per la contabilità e la liquidazione IVA. La valuta di fatturazione influenza gli obblighi IVA, il corso di cambio riconosciuto fiscalmente e l'importo in CHF che finisce nel bilancio dopo la conversione. Pertanto, su una fattura in valuta estera l'importo della fattura, il corso di cambio applicato e l'indicazione IVA con l'importo dell'imposta vanno verificati congiuntamente.

Sulle fatture in valuta estera vanno quindi controllate tre indicazioni: l'importo da pagare in CHF, il corso di cambio applicato e l'indicazione IVA con l'importo dell'imposta. Il corso di cambio riconosciuto fiscalmente rientra nel controllo della fattura, perché la valuta di fatturazione ha un impatto diretto sugli obblighi IVA e sull'importo del bilancio in CHF.

Se la fattura è emessa in valuta estera e pagata in franchi svizzeri, il percorso di conversione deve essere ricostruibile dalla fattura o dalla distinta di pagamento – altrimenti l'importo dell'imposta nella liquidazione IVA non può essere documentato. La liquidazione stessa viene presentata online tramite «Dichiarazione IVA pro» nel portale AFC, in franchi svizzeri e con il corso documentato.

Se un fornitore estero non è iscritto nel registro, l'imposta si sposta sul destinatario. Secondo l'art. 45 cpv. 1 LIVA, le prestazioni il cui luogo si trova nel paese e che sono rese da imprese con sede all'estero senza iscrizione nel registro sono soggette all'imposta sugli acquisti. L'AFC cita come esempi, tra l'altro, le prestazioni nel campo dell'elaborazione dati nonché la cessione e la concessione di diritti immateriali.

Se l'impresa destinataria è registrata come soggetto passivo, deve dichiarare e tassare tali acquisti secondo l'AFC. Un destinatario non registrato diventa soggetto all'imposta sugli acquisti se entro un anno civile riceve complessivamente più di 10'000 franchi di tali prestazioni. Se sulla fattura di un fornitore estero non iscritto manca l'indicazione IVA, va quindi verificata l'imposta sugli acquisti.

Lista di controllo per la verifica delle fatture SaaS in valuta estera

Valuta funzionale: cosa significa per contabilità e fisco

Una società con sede statutaria in Svizzera deve tenere la propria contabilità in franchi svizzeri o nella valuta determinante per la sua attività commerciale – la valuta funzionale. Se opera in un contesto internazionale, può tenere la contabilità nella valuta estera più significativa.

In caso di scelta di una valuta funzionale estera, oltre al bilancio annuale in questa valuta deve essere creato un bilancio annuale convertito in franchi svizzeri; spesso entrambi i valori sono presentati affiancati nello stesso documento.

Per l'imposta federale diretta sul reddito e sul capitale è fondamentalmente decisivo il risultato secondo il bilancio individuale in valuta funzionale, in particolare per la determinazione dello sgravio fiscale per i redditi e i guadagni di capitale da partecipazioni nonché per la considerazione delle perdite degli anni precedenti.

La tassazione e il prelievo fiscale avvengono invece sempre in franchi svizzeri, basandosi sul bilancio annuale convertito in franchi; a questo si applica di norma un corso medio annuale.

Dal 2023 si applicano corsi di conversione vincolanti per la conversione dalla valuta funzionale; il precedente aggancio ai corsi storici dovrebbe essere abbandonato. A seconda delle differenze di corso, la scelta della valuta funzionale può influenzare significativamente il carico fiscale in Svizzera. Con il diritto azionario revisionato, in vigore dal 1° gennaio 2023, con la corrispondente valuta funzionale anche il capitale azionario può essere stabilito in EUR, USD, GBP o JPY.