SaaS-Rechnungen prüfen: Positionen, Währung und Mehrwertsteuer

Pflichtangaben, Währung und Steuer hängen zusammen

Der Rechnungsbetrag allein belegt nicht, ob eine SaaS-Rechnung korrekt ist. Fakturierungswährung, steuerlich anerkannter Wechselkurs und MWST-Behandlung bestimmen gemeinsam, welcher Frankenbetrag nach der Umrechnung in der Bilanz landet. Die Fakturierungswährung beeinflusst die MWST-Pflichten, den steuerlich anerkannten Wechselkurs und damit den CHF-Bilanzbetrag direkt.

Eine in Euro ausgestellte Rechnung an einen Schweizer Kunden bleibt der Schweizer MWST von 8,1 % unterworfen; der Währungswechsel ändert an der Steuerpflicht nichts. Umgekehrt kann dieselbe Fremdwährungsrechnung im Einkaufssystem des Kunden hängen bleiben. Ein Währungs-Mismatch gilt als häufige Ursache für Rechnungsablehnungen in der Kreditorenbuchhaltung.

Formell beginnt die Prüfung bei Art. 26 MWSTG. Die Rechnung muss Leistungserbringer, Leistungsempfänger und Art der Leistung eindeutig identifizieren. In der Regel enthält sie Namen und Ort des Anbieters mit dem Hinweis auf seinen Eintrag im Register der steuerpflichtigen Personen und dessen Nummer, Namen und Ort des Empfängers sowie Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit diese vom Rechnungsdatum abweichen.

Weiter gehören Art, Gegenstand und Umfang der Leistung, das Entgelt sowie der anwendbare Steuersatz und der geschuldete Steuerbetrag auf die Rechnung; schliesst das Entgelt die Steuer ein, genügt die Angabe des Steuersatzes. Fehlt die Registernummer oder der Steuersatz, ist die Rechnung vor der Freigabe zu beanstanden.

Der Grund für diese Formalprüfung ist der Vorsteuerabzug. Nach Art. 28 MWSTG kann die steuerpflichtige Person im Rahmen ihrer unternehmerischen Tätigkeit die ihr in Rechnung gestellte Inlandsteuer als Vorsteuer abziehen. Der Abzug ist zulässig, wenn sie nachweist, dass sie die Vorsteuer bezahlt hat.

Geprüft wird in drei Achsen: Positionen, Währung und Mehrwertsteuer. Erst werden die verrechneten Leistungen gegen den Vertrag gehalten, dann Währung und Umrechnungskurs, zuletzt Steuersatz und Steuerbetrag. Wer eine Achse überspringt, hat am Ende einen Frankenbetrag, der sich nicht belegen lässt.

In welcher Währung wird fakturiert – und was heisst das für die Prüfung?

Die Währung der Rechnung ändert an der Steuer nichts: Die Abrechnung der Mehrwertsteuer erfolgt nach Angaben der ESTV für alle Entgelte in Schweizer Franken. Für die Prüfung heisst das: Jede Rechnung in EUR oder USD braucht einen Frankenbetrag, der sich über einen anerkannten Kurs herleiten lässt.

Aus Prüfersicht ist nicht die Währungswahl entscheidend, sondern die Übereinstimmung mit der Vertragsklausel. Stimmt die Rechnungswährung nicht mit dem Vertrag überein, ist die Abweichung vor der Freigabe zu klären – auch dann, wenn der CHF-Betrag korrekt umgerechnet erscheint.

Bei wiederkehrenden EU-Verträgen wird EUR zusammen mit einer FX-Klausel empfohlen, die beide Seiten vor Kursdrift schützt. US- und UK-Kunden erwarten USD beziehungsweise GBP, weil ihre AP-Systeme darauf ausgelegt sind.

Bei Verträgen mit mehr als sechs Monaten Laufzeit kommt die Währung des Kunden zusammen mit einer Absicherung oder einer Indexklausel in Frage, da das FX-Exposure sonst wesentlich wird. Wünscht ein Schweizer Kunde eine Rechnung in Euro, kann in EUR fakturiert werden – die Schweizer MWST von 8,1 % gilt weiterhin.

Stammt die Rechnung von einem ausländischen SaaS-Anbieter, zählt sein Registereintrag. Nach der ESTV sind Unternehmen, die Leistungen in der Schweiz erbringen und pro Jahr mindestens 100 000 Franken Umsatz aus steuerbaren und steuerbefreiten Leistungen im In- und Ausland erzielen, obligatorisch mehrwertsteuerpflichtig. Fehlt dieser Eintrag, trägt die Rechnung keine Schweizer MWST-Nummer.

Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum: Welcher Kurs ist massgebend?

Bei Fremdwährungsforderungen sind zwei Zeitpunkte auseinanderzuhalten: die Rechnungsstellung und der Zahlungseingang. Üblich ist, die Forderung bei Rechnungsstellung zum dann geltenden Kurs einzubuchen und beim Zahlungseingang zum aktuellen Kurs umzurechnen; die Differenz erscheint als Kursgewinn oder Kursverlust. Fallen Rechnungs- und Zahlungsdatum auseinander, entsteht eine Differenz, die nichts mit dem vereinbarten Abopreis zu tun hat, das Ergebnis aber dennoch bewegt.

Typische Prüffehler entstehen hier: Wird für Abgrenzung und Zahlung derselbe Kurs unterstellt, verschwindet die Kursdifferenz stillschweigend aus der Erfolgsrechnung. Bei Teilzahlungen, Gutschriften, jährlicher Vorauszahlung und bei Änderungen des Abonnementumfangs während der Laufzeit ist deshalb pro Bewegung der massgebende Kurs zu belegen. Massgebend ist der für die Steuer anerkannte Wechselkurs; die ESTV-Praxis zu Fremdwährungseinnahmen ist zu beachten.

Für die MWST stellt die ESTV Fremdwährungskurse bereit, darunter Tageskurs, Monatsmittelkurs und Konzernumrechnungskurs. Der Monatsmittelkurs entspricht dem arithmetischen Mittel der Tageskurse vom 25. Tag eines Monats bis zum 24. Tag des Folgemonats. Er wird am 25. Tag des Folgemonats publiziert und darf ab Beginn des nächsten Monats angewendet werden.

Wichtige Zahlen für die Fremdwährungsrechnungsprüfung

Umwandlung von Fremdwährungsrechnungen in CHF für Bilanz und MWST

Wiederkehrende Positionen gegen den Vertrag abgleichen

Bei periodischen SaaS-Entgelten wird nicht der Einzelbetrag geprüft, sondern die Übereinstimmung von Vertrag und Rechnung über drei Merkmale: Abo-Betrag, Laufzeit und Währungsklausel. Weicht eines davon ab, ist die Rechnung zu beanstanden, bevor sie freigegeben wird. Ein häufiger Grund für Rechnungsablehnungen in der Kreditorenbuchhaltung ist der Währungs-Mismatch – die Rechnung lautet auf eine andere Währung als im Vertrag oder im Einkaufssystem vorgesehen.

Die Rechnung führt je Position Beschreibung, Anzahl, Preis und Summe. Im Rechnungsbeispiel auf der SaaS-Seite von Stripe, einer Rechnung von Slack, steht die Zeile «Plus-Plan, 1, 12,50 CHF». Anzahl und Einzelpreis müssen zur vereinbarten Staffel passen.

Der Einzelpreis hängt am Abrechnungsrhythmus: 6,67 CHF pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, 8,00 CHF pro Person und Monat bei monatlicher. Eine Rechnung mit monatlichem Rhythmus und Jahrespreis ist zu hinterfragen.

Pakete staffeln nach Nutzerzahl – 1-9, 10-49, 50-499, 500+ Nutzer/innen – und bündeln Kontingente wie 3 Schriftarten, 50'000 Anfragen pro Monat und 5 Domains. Nutzungsbasierte Positionen brauchen eine ausgewiesene Menge.

Rabatte stehen als eigene Zeile auf der Rechnung, im Beispiel ein Rabatt für den ersten Monat. Auch eine kostenlose Testphase von 7 Tagen verändert den ersten Rechnungsbetrag.

Bei länger laufenden Verträgen sind Preisänderungsmechanismen gesondert zu prüfen. Eine Indexklausel verschiebt den Preis entlang eines Referenzindexes, eine Absicherungsklausel deckt das Wechselkursrisiko ab; für die Wahl der Währung bei längeren Laufzeiten gilt die Empfehlung aus dem Abschnitt «In welcher Währung wird fakturiert – und was heisst das für die Prüfung?».

Geprüft wird, ob die Klausel die tatsächlich verrechnete Anpassung deckt: Referenzindex, Anpassungsbasis und Anpassungszeitpunkt müssen zur abgerechneten Position passen. Ändert sich der Nutzungsumfang während der Laufzeit – zusätzliche Benutzer, zusätzliche Module, Upgrades oder Downgrades –, muss die Rechnung die vereinbarte Anpassungslogik widerspiegeln und nicht eine frei gewählte neue Pauschale.

Die Positionsprüfung läuft in vier Schritten: Position und Anzahl, Preis pro Einheit, Abrechnungsperiode, Rabatt- und Steuerzeile. Typische Fehler sind eine doppelt verrechnete Lizenz, eine Preiserhöhung ohne Grundlage im Vertrag, mehr Nutzer als vereinbart oder ein fehlender MWST-Ausweis. Erst wenn alle vier Schritte zur Vertragsklausel passen, geht die Rechnung in die Freigabe.

Neben den Positionen trägt die Rechnung den Empfänger, den Gesamtbetrag und ein Fälligkeitsdatum. Weicht der Empfänger von der Vertragspartei ab, ist die Rechnung vor der Freigabe zu klären.

Welcher MWST-Satz gilt für SaaS-Leistungen?

Für SaaS-Leistungen gilt in der Schweiz der Normalsatz: Nach Art. 25 Abs. 1 MWSTG beträgt die Steuer 8,1 Prozent, vorbehalten bleiben der reduzierte Satz und der Sondersatz. Der Normalsatz erfasst alle steuerbaren Leistungen, die weder dem reduzierten Satz noch dem Sondersatz unterliegen; digitale Dienstleistungen und Produkte fallen darunter.

Der reduzierte Satz von 2,6 % gilt nur für die abschliessend aufgezählten Lieferungen und Leistungen – unter anderem Lebensmittel nach dem LMG, Medikamente, Wasser in Leitungen, Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne Reklamecharakter sowie elektronische Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne Reklamecharakter. SaaS-Lizenzen gehören nicht zu dieser Aufzählung. Der Sondersatz für Beherbergungsleistungen beträgt 3,8 %.

Diese Sätze gelten seit dem 1. Januar 2024 und sind der Prüfmassstab: Ein reduzierter Satz auf einer Standardlizenz oder ein vom Normalsatz abweichender Ansatz auf einer digitalen Dienstleistung ist zu beanstanden.

Vergleich der MWST-Sätze in der Schweiz für SaaS-Leistungen

MWST bei Fremdwährungs- und Auslandsrechnungen prüfen

Bei Fremdwährungsrechnungen an Kunden in der Schweiz ist der in CHF umgerechnete Betrag für Buchhaltung und MWST-Abrechnung massgebend. Die Fakturierungswährung beeinflusst die MWST-Pflichten, den für die Steuer anerkannten Wechselkurs und den CHF-Betrag, der nach Umrechnung in der Bilanz landet. Deshalb sind auf einer Fremdwährungsrechnung der Rechnungsbetrag, der angewandte Umrechnungskurs und der MWST-Ausweis mit Steuerbetrag zusammen zu prüfen.

Auf Fremdwährungsrechnungen sind deshalb drei Angaben zu kontrollieren: der in CHF zu bezahlende Betrag, der angewandte Umrechnungskurs und der MWST-Ausweis mit Steuerbetrag. Der für die Steuer anerkannte Wechselkurs gehört in die Rechnungskontrolle, weil die Fakturierungswährung unmittelbar auf die MWST-Pflichten und den CHF-Bilanzbetrag durchschlägt.

Wird die Rechnung in Fremdwährung ausgestellt und in Schweizer Franken bezahlt, muss der Umrechnungsweg aus der Rechnung oder aus dem Zahlungsbeleg nachvollziehbar sein – sonst lässt sich der Steuerbetrag in der MWST-Abrechnung nicht belegen. Die Abrechnung selbst wird online über «MWST-Abrechnung pro» im ESTV-Portal eingereicht, in Schweizer Franken und mit dem belegten Kurs.

Ist ein ausländischer Anbieter nicht im Register eingetragen, verlagert sich die Steuer zum Empfänger. Nach Art. 45 Abs. 1 MWSTG unterliegen Dienstleistungen, deren Ort im Inland liegt und die Unternehmen mit Sitz im Ausland ohne Registereintrag erbringen, der Bezugsteuer. Die ESTV nennt als Beispiele unter anderem Leistungen auf dem Gebiet der Datenverarbeitung sowie die Abtretung und Einräumung von immateriellen Rechten.

Ist das empfangende Unternehmen als steuerpflichtige Person registriert, muss es solche Bezüge nach der ESTV deklarieren und versteuern. Ein nicht registrierter Empfänger wird bezugsteuerpflichtig, wenn er innerhalb eines Kalenderjahres für insgesamt mehr als 10 000 Franken solche Leistungen bezieht. Fehlt auf der Rechnung eines nicht eingetragenen ausländischen Anbieters der MWST-Ausweis, ist deshalb die Bezugsteuer zu prüfen.

Prüfcheckliste für SaaS-Rechnungen in Fremdwährung

Funktionale Währung: Was das für Buchhaltung und Steuern bedeutet

Eine Gesellschaft mit statutarischem Sitz in der Schweiz muss ihre Bücher in Schweizer Franken oder in der Währung führen, die für ihre Geschäftstätigkeit massgeblich ist – der funktionalen Währung. Bewegt sie sich in einem internationalen Umfeld, kann sie die Bücher in der bedeutsamsten Fremdwährung führen.

Bei Wahl einer ausländischen funktionalen Währung muss zusätzlich zur Jahresrechnung in dieser Währung eine in Schweizer Franken umgerechnete Jahresrechnung erstellt werden; häufig werden beide Zahlen nebeneinander im gleichen Dokument dargestellt.

Für die schweizerische Gewinn- und Kapitalsteuer ist grundsätzlich das Ergebnis gemäss Einzelabschluss in funktionaler Währung entscheidend, insbesondere für die Ermittlung der Steuerentlastung für Erträge und Kapitalgewinne aus Beteiligungen sowie für die Berücksichtigung von Vorjahresverlusten.

Die Steuerveranlagung und der Steuerbezug erfolgen dagegen stets in Schweizer Franken, abgestützt auf die in Franken umgerechnete Jahresrechnung; dieser liegt in der Regel ein Jahresmittelkurs zugrunde.

Ab 2023 kommen verbindliche Umrechnungskurse für die Umrechnung von der funktionalen Währung zur Anwendung; die bisherige Anbindung an historische Wechselkurse soll aufgegeben werden. Je nach Kursdifferenzen kann die Wahl der funktionalen Währung die Steuerbelastung in der Schweiz signifikant beeinflussen. Mit dem revidierten Aktienrecht, in Kraft seit 1. Januar 2023, kann bei entsprechender funktionaler Währung auch das Grundkapital in EUR, USD, GBP oder JPY festgelegt werden.