SaaS-Rechnungen prüfen: Positionen, Währung und Mehrwertsteuer

Währung, Mehrwertsteuer und Buchhaltung hängen zusammen

Der Rechnungsbetrag allein sagt nichts darüber aus, ob eine SaaS-Rechnung korrekt ist. Fakturierungswährung, der für die Steuer anerkannte Wechselkurs und die MWST-Behandlung greifen ineinander und bestimmen, welcher Frankenbetrag nach der Umrechnung tatsächlich in der Bilanz landet. Ein Leitfaden zur Mehrwährungs-Rechnungsstellung aus Schweizer Sicht hält ausdrücklich fest, dass die Fakturierungswährung die MWST-Pflichten, den steuerlich anerkannten Wechselkurs und damit den CHF-Bilanzbetrag direkt beeinflusst.

Die Folgen sind konkret. Eine in Euro ausgestellte Rechnung an einen Schweizer Kunden bleibt der Schweizer MWST von 8,1 % unterworfen – der Währungswechsel ändert an der Steuerpflicht nichts. Umgekehrt kann dieselbe Fremdwährungsrechnung im Einkaufssystem des Kunden hängen bleiben: Ein Währungs-Mismatch gilt als häufige Ursache für Rechnungsablehnungen in der Kreditorenbuchhaltung.

Wer eine SaaS-Rechnung freigibt, prüft deshalb drei Punkte in dieser Reihenfolge: Stimmt die Währung mit der Vertragsklausel überein, ist der angewandte Umrechnungskurs belegt, und passen Steuersatz und Steuerbetrag zum Entgelt. Erst danach ist der CHF-Betrag für Buchhaltung und MWST-Abrechnung belastbar.

Schritte zur Prüfung einer SaaS-Rechnung in Fremdwährung

In welcher Währung wird fakturiert – und was heisst das für die Prüfung?

Die Wahl der Fakturierungswährung folgt einem Raster. Gegenüber Schweizer Kunden, ob B2B oder B2C, wird immer in CHF fakturiert: Die Schweizer MWST ist anwendbar, und es entsteht kein Währungsrisiko. Bei EU-Kunden ist bis rund 1'000 EUR eine CHF-Rechnung vertretbar, weil das Währungsrisiko unwesentlich ist; darüber empfiehlt sich EUR, weil dies die Friktion senkt und die Conversion verbessert. Bei wiederkehrenden EU-Verträgen wird EUR zusammen mit einer FX-Klausel empfohlen, die beide Seiten vor Kursdrift schützt. US- und UK-Kunden erwarten USD beziehungsweise GBP, weil ihre AP-Systeme darauf ausgelegt sind.

Bei Verträgen mit mehr als sechs Monaten Laufzeit kommt die Währung des Kunden zusammen mit einer Absicherung oder einer Indexklausel in Frage, da das FX-Exposure sonst wesentlich wird. Wünscht ein Schweizer Kunde eine Rechnung in Euro, kann in EUR fakturiert werden – die Schweizer MWST von 8,1 % gilt weiterhin.

Der Nutzen liegt beim Kunden: Preistransparenz ohne Kopfumrechnung, Zahlung vom heimischen Bankkonto ohne Wechselaufschlag und ohne SWIFT-Gebühren, dazu ein Vertrauenssignal gegenüber dem lokalen Markt. Rechnungen in der Kundenwährung vermeiden zudem die interne FX-Freigabeschleife des Kunden, was die Zahlung beschleunigen kann. Der Friktionspunkt sitzt im Einkauf: Viele Corporate-Procurement-Systeme lehnen Fremdwährungsrechnungen standardmässig ab.

Vorteile und Risiken der Fakturierung in Kundenwährung

Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum: Welcher Kurs ist massgebend?

Bei Fremdwährungsforderungen sind zwei Zeitpunkte auseinanderzuhalten: die Rechnungsstellung und der Zahlungseingang. Üblich ist, die Forderung bei Rechnungsstellung zum dann geltenden Kurs einzubuchen und beim Zahlungseingang zum aktuellen Kurs umzurechnen; die Differenz erscheint als Kursgewinn oder Kursverlust. Fallen Rechnungs- und Zahlungsdatum auseinander, entsteht eine Differenz, die nichts mit dem vereinbarten Abopreis zu tun hat, das Ergebnis aber dennoch bewegt.

Genau hier entstehen die typischen Prüffehler: Wird für Abgrenzung und Zahlung derselbe Kurs unterstellt, verschwindet die Kursdifferenz stillschweigend aus der Erfolgsrechnung. Bei Teilzahlungen, Gutschriften, jährlicher Vorauszahlung und bei Änderungen des Abonnementumfangs während der Laufzeit ist deshalb pro Bewegung der massgebende Kurs zu belegen. Für die Behandlung von Fremdwährungen in der MWST-Abrechnung führt die ESTV die Publikation «Mehrwertsteuer und Fremdwährungen (z.B. Euro)».

Wiederkehrende Positionen gegen den Vertrag abgleichen

Bei periodischen SaaS-Entgelten wird nicht der Einzelbetrag geprüft, sondern die Übereinstimmung von Vertrag und Rechnung über drei Merkmale: Abo-Betrag, Laufzeit und Währungsklausel. Weicht eines davon ab, ist die Rechnung zu beanstanden, bevor sie freigegeben wird. Ein häufiger Grund für Rechnungsablehnungen in der Kreditorenbuchhaltung ist der Währungs-Mismatch – die Rechnung lautet auf eine andere Währung als im Vertrag oder im Einkaufssystem vorgesehen.

Bei länger laufenden Verträgen sind Preisänderungsmechanismen gesondert zu prüfen. Eine Indexklausel verschiebt den Preis entlang eines Referenzindexes, eine Absicherungsklausel deckt das Wechselkursrisiko ab; für die Wahl der Währung bei längeren Laufzeiten gilt die Empfehlung aus dem Abschnitt «In welcher Währung wird fakturiert – und was heisst das für die Prüfung?». Geprüft wird, ob die Klausel die tatsächlich verrechnete Anpassung deckt: Referenzindex, Anpassungsbasis und Anpassungszeitpunkt müssen zur abgerechneten Position passen.

Ändert sich der Nutzungsumfang während der Laufzeit – zusätzliche Benutzer, zusätzliche Module –, muss die Rechnung die vereinbarte Anpassungslogik widerspiegeln und nicht eine frei gewählte neue Pauschale.

Welcher MWST-Satz gilt für SaaS-Leistungen?

Für SaaS-Leistungen gilt in der Schweiz der Normalsatz von 8,1 %. Er erfasst alle steuerbaren Leistungen, die weder dem reduzierten Satz noch dem Sondersatz unterliegen; digitale Dienstleistungen und Produkte fallen darunter.

Der reduzierte Satz von 2,6 % gilt nur für die abschliessend aufgezählten Lieferungen und Leistungen – unter anderem Lebensmittel nach dem LMG, Medikamente, Wasser in Leitungen, Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne Reklamecharakter sowie elektronische Zeitungen, Zeitschriften und Bücher ohne Reklamecharakter. SaaS-Lizenzen gehören nicht zu dieser Aufzählung. Der Sondersatz für Beherbergungsleistungen beträgt 3,8 %.

Diese Sätze gelten seit dem 1. Januar 2024 und sind der Prüfmassstab: Ein reduzierter Satz auf einer Standardlizenz oder ein vom Normalsatz abweichender Ansatz auf einer digitalen Dienstleistung ist zu beanstanden.

MWST-Sätze in der Schweiz: Vergleich für SaaS-Leistungen und andere Dienstleistungen

MWST bei Fremdwährungsrechnungen korrekt prüfen

Gegenüber Endkonsumenten muss der zu bezahlende Preis in Schweizer Franken bekanntgegeben werden. Die ESTV hält fest, dass die Bekanntgabe des zu bezahlenden Preises allein in Fremdwährung nicht zulässig ist; die Fremdwährung darf ergänzend erscheinen. Eine SaaS-Rechnung an private Schweizer Kunden, die nur einen EUR-Betrag ausweist, erfüllt diese Anforderung nicht.

Auf Fremdwährungsrechnungen sind deshalb drei Angaben zu kontrollieren: der in CHF zu bezahlende Betrag, der angewandte Umrechnungskurs und der MWST-Ausweis mit Steuerbetrag. Der für die Steuer anerkannte Wechselkurs gehört in die Rechnungskontrolle, weil die Fakturierungswährung unmittelbar auf die MWST-Pflichten und den CHF-Bilanzbetrag durchschlägt.

Wird die Rechnung in Fremdwährung ausgestellt und in Schweizer Franken bezahlt, muss der Umrechnungsweg aus der Rechnung oder aus dem Zahlungsbeleg nachvollziehbar sein – sonst lässt sich der Steuerbetrag in der MWST-Abrechnung nicht belegen.

Funktionale Währung: Was das für Buchhaltung und Steuern bedeutet

Eine Gesellschaft mit statutarischem Sitz in der Schweiz muss ihre Bücher in Schweizer Franken oder in der Währung führen, die für ihre Geschäftstätigkeit massgeblich ist – der funktionalen Währung. Bewegt sie sich in einem internationalen Umfeld, kann sie die Bücher in der bedeutsamsten Fremdwährung führen. Bei Wahl einer ausländischen funktionalen Währung muss zusätzlich zur Jahresrechnung in dieser Währung eine in Schweizer Franken umgerechnete Jahresrechnung erstellt werden; häufig werden beide Zahlen nebeneinander im gleichen Dokument dargestellt.

Für die schweizerische Gewinn- und Kapitalsteuer ist grundsätzlich das Ergebnis gemäss Einzelabschluss in funktionaler Währung entscheidend, insbesondere für die Ermittlung der Steuerentlastung für Erträge und Kapitalgewinne aus Beteiligungen sowie für die Berücksichtigung von Vorjahresverlusten. Die Steuerveranlagung und der Steuerbezug erfolgen dagegen stets in Schweizer Franken, abgestützt auf die in Franken umgerechnete Jahresrechnung; dieser liegt in der Regel ein Jahresmittelkurs zugrunde.

Ab 2023 kommen verbindliche Umrechnungskurse für die Umrechnung von der funktionalen Währung zur Anwendung; die bisherige Anbindung an historische Wechselkurse soll aufgegeben werden. Je nach Kursdifferenzen kann die Wahl der funktionalen Währung die Steuerbelastung in der Schweiz signifikant beeinflussen. Mit dem revidierten Aktienrecht, in Kraft seit 1. Januar 2023, kann bei entsprechender funktionaler Währung auch das Grundkapital in EUR, USD, GBP oder JPY festgelegt werden.