Named User oder Concurrent User: Lizenzmetriken vergleichen

Warum die Lizenzmetrik über Kosten und Nutzen entscheidet

Wer Named User und Concurrent User vergleicht, sucht eine Grundlage für eine konkrete Beschaffungsentscheidung. Beide Metriken verrechnen dieselbe Software unterschiedlich: einmal über die registrierte Person, einmal über den gleichzeitigen Zugriff. Ein Patentrezept gibt es nicht; der Schweizer IT-Dienstleister bbi hält das in einem Vergleich vom März 2025 ausdrücklich fest. Entscheidend sind nicht nur Lizenzkosten, sondern auch Lizenz-Compliance.

Die Entscheidung tragen vier Kriterien: Übertragbarkeit, Zugriffsgarantie, Planbarkeit und Administrationsaufwand. Dazu kommen typische Nutzungsprofile.

Named User: Lizenz an eine Person gebunden

Eine Named-User-Lizenz gilt für namentlich registrierte Nutzende einer Software-Ressource und ist ein individuelles, persönliches Nutzungsrecht. Die Lizenzanzahl steht im 1-zu-1-Verhältnis zur Zahl der definierten Benutzenden: Bei drei Named-Lizenzen dürfen genau diese drei registrierten Personen zugreifen. Der Zugang ist jederzeit möglich, aber nicht auf Kolleginnen oder Kollegen übertragbar. Eine Named-Lizenz kann höchstens einer anderen Person neu zugewiesen werden, dann aber nur einer einzigen.

Zeitweise ungenutzte Lizenzen liegen brach und stehen weiteren Mitarbeitenden nicht zur Verfügung. Bei Kauflizenzen führt das zu einer Überlizenzierung; lassen sich Named-User-Lizenzen kostenfrei aktivieren und deaktivieren, entfällt dieser Nachteil. Typische Rolle sind Personen, die die Software dauerhaft und intensiv nutzen und laufend geöffnet haben – etwa IT-Administratoren oder Poweruser. Die Kontrolle, welche Person tatsächlich unter einer Lizenz arbeitet, bleibt die zentrale Schwierigkeit.

Concurrent User: gleichzeitige Zugriffe als Rechengrösse

Concurrent-Lizenzen – auch Floating- oder Gruppenlizenzen genannt – berechnen nicht die Zahl der Personen mit Zugang, sondern die Zahl der gleichzeitigen Zugriffe. Wer aus dem Team die Software nutzt, ist unwesentlich; entscheidend ist, dass die festgelegte Anzahl gleichzeitiger Nutzender nie überschritten wird. Technisch steht dahinter in der Regel ein Lizenzserver im Netzwerk: Drei Lizenzen erlauben drei beliebigen Anwendenden die Arbeit zur gleichen Zeit.

Ein verbreitetes Zusatzmerkmal ist das Ausleihen einer Lizenz. Der Lizenzserver überträgt sie temporär auf einen lokalen Rechner oder Dongle und holt sie nach Ablauf der Ausleihzeit automatisch zurück.

Mit einer Linger Time bleibt die Lizenz nach dem Beenden der Software für eine definierte Zeitspanne für die letzte Person reserviert – sinnvoll bei kurz laufenden Werkzeugen wie Compilern.

Das Modell stösst an Grenzen, wo die Nachfrage das Kontingent übersteigt: Ist die lizenzierte Menge ausgeschöpft, wird der nächste Zugriff verwehrt, bis wieder eine Lizenz frei wird. Bei 30 Concurrent-Lizenzen kann ein 31. Anwender erst arbeiten, wenn sich eine der 30 Personen ausgeloggt hat. Üblich ist deshalb, dass mehr Personen registriert sind als Lizenzen zur Verfügung stehen.

Die beiden Metriken direkt gegenübergestellt

Bei der Zuordnung bindet Named das Recht an eine registrierte Person, Concurrent an den Zugriff zur gleichen Zeit. Übertragbar ist nur das Concurrent-Modell: Es lässt sich von Person zu Person weitergeben, weshalb Überlizenzierung selten vorkommt; eine Named-Lizenz bleibt bei der registrierten Person.

Die Zugriffsgarantie fällt entsprechend aus: Named garantiert jederzeitigen Zugang. Concurrent kann bei Arbeitsspitzen Engpässe erzeugen, wenn mehr Personen zugreifen wollen als Lizenzen vorhanden sind.

Beim Personalwechsel entstehen mit Concurrent keine zusätzlichen Kosten oder Aufwände; mit Named muss die Lizenz umgewidmet werden. Die Gesamtkosten gelten in beiden Modellen als gut planbar, beim Concurrent-Modell zusätzlich abgesichert durch die Personenunabhängigkeit.

Die Administration unterscheidet sich ebenfalls: Named verlangt die Kontrolle der Anwendernamen, Concurrent eine eigene Lizenzmanagement-Software zur Überwachung der gleichzeitigen Nutzung. Die Metriken lösen gegenläufige Probleme: Concurrent schützt vor Leerlauf ungenutzter Lizenzen, Named vor Zugriffsengpässen in Spitzenzeiten. Welcher Schutz im eigenen Betrieb schwerer wiegt, lässt sich nur über das Nutzungsverhalten beantworten.

Preis pro Lizenz sagt wenig – die Auslastung entscheidet

Die Annahme, eines der beiden Modelle sei grundsätzlich günstiger, trifft nicht zu. Concurrent-Lizenzen sind einzeln teurer als Named-Lizenzen; über die geringere Stückzahl kann sich das Modell trotzdem rechnen. Als marktübliche Faustregel nennt der Lizenztechnik-Anbieter Wibu Systems einen Faktor zwischen 1,5 und 3,0 gegenüber einer Named-User-Lizenz.

Der Faktor hängt vom Nutzungsmuster ab: Bei einer Büro-Anwendung, die häufig und lange verwendet wird, liegt er eher bei 1,5; bei selten und kurz genutzten Werkzeugen wie Analyse-Tools oder Compilern orientiert er sich an 3,0. Umgekehrt kann ein grosses, dauernd arbeitendes Team mit Named-Lizenzen günstiger fahren.

Vor der Rechnung steht die Messung: Häufigkeit der Nutzung, Dauer der einzelnen Sitzung, zeitliche Überlappung und Schichtbetrieb. Im Schichtbetrieb zeigen sich die Effekte am deutlichsten – greifen zwei Schichten zeitlich versetzt zu, sind mit dem Concurrent-Modell nur halb so viele Lizenzen nötig.

Als Zusatzposten ist beim Concurrent-Modell eine eigene Software für das Lizenzmanagement einzuplanen; sie verursacht eine Anfangsinvestition, die gerade für kleinere Betriebe herausfordernd sein kann.

Preisfaktoren und Nutzungsmuster für Lizenzmodelle

Welches Modell zu welchem Nutzungsprofil passt

Concurrent-User-Lizenzen passen dort, wo viele Personen für einen nicht allzu langen Zeitraum zugreifen müssen – etwa für eine Dokumentensuche oder um eine Rechnung in einem Workflow freizugeben. Ebenso im Schichtbetrieb, wo zeitlich versetzt gearbeitet wird. Organisatorisch einfacher ist das Modell auch bei Vertretungen: Wer für Ferien- oder Krankheitsvertretung einspringt, steigt ohne Aufwand in die Softwarenutzung ein, weil die Lizenz personenunabhängig ist.

Named-User-Lizenzen passen für Personen, die viel mit der Software arbeiten und jederzeit Zugriff benötigen – typischerweise IT-Administratoren oder Poweruser, die das System laufend offen haben. Wo Wartezeiten nicht akzeptabel sind, schützt nur die feste Zuordnung.

Die Messung der Gleichzeitigkeit entscheidet direkt über die Lizenzmenge: Sie liefert die Spitzenlast, an der sich ein Concurrent-Pool dimensionieren muss, und zeigt, welche Rollen so selten zugreifen, dass sich eine feste Lizenz nicht lohnt.

In der Praxis meist eine Kombination

Die Frage wird selten binär beantwortet. In der Regel wird auf beide Modelle zurückgegriffen: Für die Poweruser werden die günstigeren Named-User-Lizenzen geordert, für den restlichen Userpool die Concurrent-User-Lizenzen. Damit verbinden sich tiefere Einzelpreise für Daueranwendende mit der Flexibilität der Gruppenlizenzen; der breite, gelegentliche Bedarf verursacht keine Leerlaufkosten.

Ein solches Mischmodell verlangt Transparenz darüber, wer welcher Kategorie zugeordnet ist. Die Zuordnung ist nicht zwingend statisch – eine Named-Lizenz kann bei Bedarf einer anderen Person zugewiesen werden, aber immer nur einer. Ohne saubere Dokumentation der zugewiesenen Nutzungsrechte entsteht genau das Risiko, das beide Modelle begrenzen sollen: ungenutzte Lizenzen auf der einen, nicht gedeckte Zugriffe auf der anderen Seite.

Entscheidungshilfe: In fünf Schritten zur passenden Metrik

Erhoben werden diese Kennzahlen vor der Beschaffung – nachträgliche Korrekturen sind aufwendig und teuer. Zu klären ist vorab auch, wie eine Unterlizenzierung behandelt wird: Der Anbieter LDOX etwa verlangt keine Strafzahlungen, sondern führt eine Nachorder der benötigten Anzahl durch. Ob Nachlizenzierung ohne Zusatzkosten möglich ist oder ob Kauflizenzen gebunden bleiben, gehört deshalb in die Vertragsprüfung, bevor die Metrik festgelegt wird.