Vérifier les factures SaaS : postes, devise et TVA

La devise, la TVA et la comptabilité sont liées

Le montant de la facture ne suffit pas à prouver qu’une facture SaaS est correcte. La devise de facturation, le taux de change fiscalement reconnu et le traitement de la TVA déterminent conjointement le montant en francs qui atterrit dans le bilan après conversion. La devise de facturation influence directement les obligations en matière de TVA, le taux de change fiscalement reconnu et, par conséquent, le montant du bilan en CHF.

Une facture libellée en euros adressée à un client suisse reste soumise à la TVA suisse de 8,1 % ; le changement de devise ne modifie rien à l’obligation fiscale. Inversement, cette même facture en devise étrangère peut rester bloquée dans le système d’achat du client. Une inadéquation des devises est considérée comme une cause fréquente de rejet des factures en comptabilité fournisseurs.

Celui qui valide une facture SaaS vérifie trois points dans cet ordre : la devise correspond-elle à la clause contractuelle, le taux de conversion appliqué est-il justifié, et le taux ainsi que le montant de la taxe correspondent-ils à la rémunération ? Ce n’est qu’ensuite que le montant en CHF devient fiable pour la comptabilité et la déclaration de TVA.

La vérification s’effectue selon trois axes : les postes, la devise et la taxe sur la valeur ajoutée. On confronte d’abord les prestations facturées au contrat, puis la devise et le taux de conversion, et enfin le taux de taxe et le montant de la taxe. Celui qui saute un axe se retrouve finalement avec un montant en francs impossible à justifier.

Dans quelle devise la facturation a-t-elle lieu – et quelles implications pour la vérification ?

Le choix de la devise de facturation suit une grille précise. Pour les clients suisses, qu’il s’agisse de B2B ou de B2C, la facturation se fait toujours en CHF : la TVA suisse est applicable et il n’y a aucun risque de change. Pour les clients de l’UE, une facture en CHF est défendable jusqu’à environ 1'000 EUR, car le risque de change est négligeable ; au-delà, l’EUR est recommandé, car cela réduit les frictions et améliore la conversion.

Du point de vue du vérificateur, ce n’est pas le choix de la devise qui est décisif, mais sa concordance avec la clause contractuelle. Si la devise de la facture ne correspond pas au contrat, l’écart doit être clarifié avant la validation – même si le montant en CHF semble correctement converti.

Pour les contrats récurrents avec l’UE, l’EUR est recommandé conjointement avec une clause FX qui protège les deux parties contre la dérive des cours. Les clients américains et britanniques s’attendent à des factures en USD ou en GBP, car leurs systèmes de comptes fournisseurs (AP) sont configurés pour ces devises.

Pour les contrats d’une durée supérieure à six mois, la devise du client associée à une couverture ou à une clause d’indexation est envisageable, sinon l’exposition au risque de change devient significative. Si un client suisse souhaite une facture en euros, il est possible de facturer en EUR – la TVA suisse de 8,1 % reste toutefois applicable.

L’avantage revient au client : transparence des prix sans recalcul mental, paiement depuis son compte bancaire local sans majoration de change ni frais SWIFT, sans oublier un signal de confiance envers le marché local. Les factures dans la devise du client évitent le circuit interne de validation FX du client, ce qui peut accélérer le paiement. Le point de friction se situe au niveau des achats : de nombreux systèmes d’approvisionnement d’entreprise rejettent par défaut les factures en devises étrangères.

Date de facture ou date de paiement : quel taux fait foi ?

Pour les créances en devises étrangères, il faut distinguer deux moments : l’émission de la facture et l’encaissement du paiement. Il est d’usage de comptabiliser la créance au cours en vigueur lors de l’émission de la facture, puis de la convertir au cours actuel lors de l’encaissement ; la différence apparaît comme un gain ou une perte de change. Si la date de facturation et la date de paiement divergent, une différence apparaît qui n’a rien à voir avec le prix de l’abonnement convenu, mais qui influence tout de même le résultat.

Des erreurs de vérification typiques surviennent ici : si l’on suppose le même cours pour les régularisations et le paiement, la différence de change disparaît silencieusement du compte de résultat. En cas de paiements partiels, de notes de crédit, de paiement annuel anticipé ou de modifications de l’étendue de l’abonnement pendant la durée du contrat, le cours faisant foi doit donc être justifié pour chaque mouvement. Le cours de change fiscalement reconnu fait foi ; il convient de respecter la pratique de l’AFC concernant les recettes en devises étrangères.

Un cours moyen annuel sert généralement de base de conversion. À partir de 2023, des taux de conversion contraignants s’appliquent pour la conversion depuis la devise fonctionnelle ; le rattachement précédent aux cours historiques devrait être abandonné. Sans cours justifié, le montant de la taxe reste ouvert dans la déclaration de TVA.

Règles de conversion importantes dès 2023

Confronter les postes récurrents au contrat

Pour les rémunérations SaaS périodiques, on ne vérifie pas le montant isolé, mais la concordance entre le contrat et la facture sur trois caractéristiques : le montant de l’abonnement, la durée et la clause de devise. Si l’un de ces éléments diverge, la facture doit être contestée avant d’être validée. Une cause fréquente de rejet des factures en comptabilité fournisseurs est l’inadéquation des devises – la facture est libellée dans une devise différente de celle prévue dans le contrat ou dans le système d’achat.

La facture indique pour chaque poste la description, la quantité, le prix et le total. Dans l’exemple d’une plateforme de facturation, la ligne indique « Plan Plus, 1, 12,50 CHF ». La quantité et le prix unitaire doivent correspondre au palier convenu.

Le prix unitaire dépend du rythme de facturation : 6,67 CHF par personne et par mois en cas de facturation annuelle, 8,00 CHF par personne et par mois en cas de facturation mensuelle. Une facture avec un rythme mensuel mais appliquant un prix annuel doit interpeller.

Les forfaits sont échelonnés selon le nombre d’utilisateurs – 1-9, 10-49, 50-499, 500+ utilisateurs – et regroupent des contingents tels que 3 polices de caractères, 50'000 requêtes par mois et 5 domaines. Les postes basés sur l’utilisation nécessitent une quantité explicitement indiquée.

Les rabais apparaissent comme une ligne distincte sur la facture, par exemple un rabais pour le premier mois. Une période d’essai gratuite de 7 jours modifie également le montant de la première facture.

Pour les contrats de longue durée, les mécanismes de modification des prix doivent être examinés séparément. Une clause d’indexation ajuste le prix selon un indice de référence, une clause de couverture protège contre le risque de change ; pour le choix de la devise lors de durées plus longues, la recommandation de la section « Dans quelle devise la facturation a-t-elle lieu – et quelles implications pour la vérification ? » s’applique.

On vérifie si la clause couvre l’ajustement effectivement facturé : l’indice de référence, la base d’ajustement et le moment de l’ajustement doivent correspondre au poste facturé. Si l’étendue de l’utilisation change pendant la durée du contrat – utilisateurs supplémentaires, modules supplémentaires, upgrades ou downgrades –, la facture doit refléter la logique d’ajustement convenue et non un nouveau forfait choisi arbitrairement.

La vérification des postes s’effectue en quatre étapes : poste et quantité, prix par unité, période de facturation, ligne de rabais et de taxe. Ce n’est que lorsque les quatre éléments correspondent à la clause contractuelle que la facture passe à la validation.

Outre les postes, la facture mentionne le destinataire, le montant total et une date d’échéance. Si le destinataire diffère de la partie contractante, la facture doit être clarifiée avant validation.

Quel taux de TVA s’applique aux prestations SaaS ?

Pour les prestations SaaS, le taux normal de 8,1 % s’applique en Suisse. Il englobe toutes les prestations imposables qui ne relèvent ni du taux réduit ni du taux spécial ; les services et produits numériques en font partie.

Le taux réduit de 2,6 % s’applique uniquement aux livraisons et prestations énumérées de manière exhaustive – notamment les denrées alimentaires selon la LDAl, les médicaments, l’eau distribuée par conduites, les journaux, les revues et les livres sans caractère publicitaire, ainsi que les journaux, revues et livres électroniques sans caractère publicitaire. Les licences SaaS ne figurent pas dans cette énumération. Le taux spécial pour les prestations d’hébergement s’élève à 3,8 %.

Ces taux sont applicables depuis le 1er janvier 2024 et constituent la norme de vérification : un taux réduit appliqué à une licence standard ou un taux différent du taux normal appliqué à un service numérique doit être contesté.

Taux pour les services numériques en Suisse

Vérifier correctement la TVA sur les factures en devises étrangères

Pour les factures en devises étrangères adressées à des clients en Suisse, le montant converti en CHF fait foi pour la comptabilité et la déclaration de TVA. La devise de facturation influence les obligations en matière de TVA, le taux de change fiscalement reconnu et le montant en CHF qui atterrit dans le bilan après conversion. C’est pourquoi, sur une facture en devise étrangère, le montant de la facture, le taux de conversion appliqué et la mention de la TVA avec le montant de la taxe doivent être vérifiés conjointement.

Sur les factures en devises étrangères, trois indications doivent donc être contrôlées : le montant à payer en CHF, le taux de conversion appliqué et la mention de la TVA avec le montant de la taxe. Le taux de change fiscalement reconnu fait partie intégrante du contrôle des factures, car la devise de facturation a un impact direct sur les obligations de TVA et sur le montant du bilan en CHF.

Si la facture est établie en devise étrangère et payée en francs suisses, le processus de conversion doit être traçable à partir de la facture ou de la preuve de paiement – sinon, le montant de la taxe ne peut pas être justifié dans la déclaration de TVA.

Les factures des prestataires étrangers sont comptabilisées séparément. Les propositions de comptes pour Stripe Billing prévoient à cet effet une ligne distincte « Autoliquidation UE » (comptes 4336/8336), séparée de l’OSS (4331/8331) et des pays tiers (4338/8338). De telles propositions sont des modèles non contraignants et doivent être vérifiées avant comptabilisation.

Devise fonctionnelle : ce que cela signifie pour la comptabilité et la fiscalité

Une société ayant son siège statutaire en Suisse doit tenir sa comptabilité en francs suisses ou dans la devise qui est déterminante pour son activité commerciale – la devise fonctionnelle. Si elle évolue dans un environnement international, elle peut tenir sa comptabilité dans la devise étrangère la plus significative.

En cas de choix d’une devise fonctionnelle étrangère, un compte annuel converti en francs suisses doit être établi en plus du compte annuel dans cette devise ; souvent, les deux jeux de chiffres sont présentés côte à côte dans le même document.

Pour l’impôt fédéral direct sur le bénéfice et le capital en Suisse, c’est fondamentalement le résultat selon les comptes individuels en devise fonctionnelle qui est déterminant, notamment pour la détermination du soulagement fiscal pour les revenus et les gains en capital provenant de participations, ainsi que pour la prise en compte des pertes des années précédentes.

La taxation et le recouvrement de l’impôt s’effectuent en revanche toujours en francs suisses, sur la base du compte annuel converti en francs ; celui-ci repose généralement sur un cours moyen annuel.

À partir de 2023, des taux de conversion contraignants s’appliquent pour la conversion depuis la devise fonctionnelle ; le rattachement précédent aux cours historiques devrait être abandonné. Selon les écarts de cours, le choix de la devise fonctionnelle peut influencer significativement la charge fiscale en Suisse. Avec le droit des actions révisé, en vigueur depuis le 1er janvier 2023, le capital-actions peut également être fixé en EUR, USD, GBP ou JPY si la devise fonctionnelle correspondante est choisie.