Vérifier les factures SaaS : postes, devise et TVA

Les mentions obligatoires, la devise et la fiscalité sont liées

Le montant de la facture ne suffit pas à prouver qu'une facture SaaS est correcte. La devise de facturation, le taux de change fiscalement reconnu et le traitement de la TVA déterminent conjointement le montant en francs qui atterrit dans le bilan après conversion. La devise de facturation influence directement les obligations en matière de TVA, le taux de change fiscalement reconnu et, par conséquent, le montant du bilan en CHF.

Une facture libellée en euros adressée à un client suisse reste soumise à la TVA suisse de 8,1 % ; le changement de devise ne modifie rien à l'obligation fiscale. Inversement, cette même facture en devise étrangère peut bloquer dans le système d'achat du client. Une incompatibilité de devises est considérée comme une cause fréquente de rejet des factures par la comptabilité fournisseurs.

Formellement, le contrôle commence par l'art. 26 de la LTVA (Loi sur la taxe sur la valeur ajoutée). La facture doit identifier clairement le prestataire de services, le destinataire de la prestation et la nature de la prestation. En règle générale, elle contient le nom et le lieu du fournisseur avec la mention de son inscription au registre des assujettis et son numéro, le nom et le lieu du destinataire, ainsi que la date ou la période de la prestation, si celle-ci diffère de la date de la facture.

La facture doit également indiquer la nature, l'objet et l'étendue de la prestation, la contrepartie, ainsi que le taux d'imposition applicable et le montant de la taxe due ; si la contrepartie inclut la taxe, l'indication du taux d'imposition suffit. Si le numéro d'inscription ou le taux d'imposition manque, la facture doit être contestée avant sa validation.

La raison de ce contrôle formel est la déduction de la taxe antérieure. Selon l'art. 28 de la LTVA, la personne assujettie peut déduire la taxe intérieure qui lui a été facturée dans le cadre de son activité entrepreneuriale. La déduction est admissible si elle prouve qu'elle a payé la taxe antérieure.

Le contrôle s'effectue selon trois axes : les postes, la devise et la taxe sur la valeur ajoutée. On confronte d'abord les prestations facturées au contrat, puis la devise et le taux de conversion, enfin le taux d'imposition et le montant de la taxe. Celui qui saute un axe se retrouve à la fin avec un montant en francs qui ne peut pas être justifié.

Dans quelle devise la facturation a-t-elle lieu – et quelles implications pour le contrôle ?

La devise de la facture ne change rien à la fiscalité : la liquidation de la taxe sur la valeur ajoutée s'effectue, selon les indications de l'AFC (Administration fédérale des contributions), pour toutes les contreparties en francs suisses. Pour le contrôle, cela signifie : chaque facture en EUR ou en USD nécessite un montant en francs qui peut être dérivé d'un cours reconnu.

Du point de vue du contrôleur, ce n'est pas le choix de la devise qui est décisif, mais la concordance avec la clause contractuelle. Si la devise de la facture ne correspond pas au contrat, l'écart doit être clarifié avant la validation – même si le montant en CHF semble correctement converti.

Pour les contrats récurrents dans l'UE, il est recommandé d'utiliser l'EUR accompagné d'une clause de change (FX) qui protège les deux parties contre la dérive des cours. Les clients américains et britanniques s'attendent à des factures en USD ou en GBP, car leurs systèmes de comptes fournisseurs (AP) sont configurés pour ces devises.

Pour les contrats d'une durée supérieure à six mois, la devise du client associée à une couverture ou à une clause d'indexation est envisageable, car l'exposition au risque de change devient autrement significative. Si un client suisse souhaite une facture en euros, la facturation en EUR est possible – la TVA suisse de 8,1 % reste toutefois applicable.

Si la facture émane d'un fournisseur SaaS étranger, c'est son inscription au registre qui compte. Selon l'AFC, les entreprises qui fournissent des prestations en Suisse et réalisent un chiffre d'affaires annuel d'au moins 100 000 francs provenant de prestations imposables et exonérées en Suisse et à l'étranger sont obligatoirement assujetties à la taxe sur la valeur ajoutée. Si cette inscription fait défaut, la facture ne porte pas de numéro de TVA suisse.

Date de facture ou date de paiement : quel cours fait foi ?

Pour les créances en devises étrangères, il faut distinguer deux moments : l'émission de la facture et l'encaissement du paiement. Il est usuel de comptabiliser la créance au cours en vigueur lors de l'émission de la facture et de la convertir au cours actuel lors de l'encaissement ; la différence apparaît comme un gain ou une perte de change. Si la date de facture et la date de paiement divergent, une différence apparaît qui n'a rien à voir avec le prix de l'abonnement convenu, mais qui influence néanmoins le résultat.

Des erreurs de contrôle typiques surviennent ici : si le même cours est supposé pour la périodisation et le paiement, la différence de change disparaît silencieusement du compte de résultat. En cas de paiements partiels, de notes de crédit, de paiement annuel anticipé et de modifications de l'étendue de l'abonnement pendant la durée du contrat, le cours faisant foi doit donc être justifié pour chaque mouvement. Le cours de change fiscalement reconnu fait foi ; la pratique de l'AFC concernant les recettes en devises étrangères doit être respectée.

Pour la TVA, l'AFC met à disposition des cours de change en devises étrangères, notamment le cours du jour, le cours moyen mensuel et le cours de conversion de groupe. Le cours moyen mensuel correspond à la moyenne arithmétique des cours du jour du 25e jour d'un mois jusqu'au 24e jour du mois suivant. Il est publié le 25e jour du mois suivant et peut être appliqué dès le début du mois suivant.

Chiffres clés pour le contrôle des factures en devises étrangères

Conversion des factures en devises étrangères en CHF pour le bilan et la TVA

Confronter les postes récurrents au contrat

Pour les contreparties SaaS périodiques, ce n'est pas le montant isolé qui est contrôlé, mais la concordance entre le contrat et la facture sur trois caractéristiques : le montant de l'abonnement, la durée et la clause de devise. Si l'un de ces éléments diverge, la facture doit être contestée avant d'être validée. Une cause fréquente de rejet des factures par la comptabilité fournisseurs est l'incompatibilité de devises – la facture est libellée dans une devise différente de celle prévue dans le contrat ou dans le système d'achat.

La facture indique pour chaque poste la description, la quantité, le prix et le total. Dans l'exemple de facture sur la page SaaS de Stripe, une facture de Slack, la ligne indique « Plan Plus, 1, 12,50 CHF ». La quantité et le prix unitaire doivent correspondre à la grille convenue.

Le prix unitaire dépend du rythme de facturation : 6,67 CHF par personne et par mois pour une facturation annuelle, 8,00 CHF par personne et par mois pour une facturation mensuelle. Une facture avec un rythme mensuel et un prix annuel doit être interrogée.

Les forfaits sont échelonnés selon le nombre d'utilisateurs – 1-9, 10-49, 50-499, 500+ utilisateurs – et regroupent des contingents tels que 3 polices de caractères, 50'000 requêtes par mois et 5 domaines. Les postes basés sur l'utilisation nécessitent une quantité indiquée.

Les rabais figurent sous forme de ligne distincte sur la facture, dans l'exemple un rabais pour le premier mois. Une période d'essai gratuite de 7 jours modifie également le premier montant de la facture.

Pour les contrats de longue durée, les mécanismes de modification des prix doivent être contrôlés séparément. Une clause d'indexation ajuste le prix selon un indice de référence, une clause de couverture protège contre le risque de change ; pour le choix de la devise lors de durées plus longues, la recommandation de la section « Dans quelle devise la facturation a-t-elle lieu – et quelles implications pour le contrôle ? » s'applique.

On vérifie si la clause couvre l'ajustement effectivement facturé : l'indice de référence, la base d'ajustement et le moment de l'ajustement doivent correspondre au poste facturé. Si l'étendue de l'utilisation change pendant la durée du contrat – utilisateurs supplémentaires, modules supplémentaires, mises à niveau ou rétrogradations –, la facture doit refléter la logique d'ajustement convenue et non un nouveau forfait choisi librement.

Le contrôle des postes s'effectue en quatre étapes : poste et quantité, prix par unité, période de facturation, ligne de rabais et de taxe. Les erreurs typiques sont une licence facturée deux fois, une augmentation de prix sans fondement dans le contrat, plus d'utilisateurs que convenu ou une mention de TVA manquante. Ce n'est que lorsque les quatre étapes correspondent à la clause contractuelle que la facture passe à la validation.

Outre les postes, la facture mentionne le destinataire, le montant total et une date d'échéance. Si le destinataire diffère de la partie contractuelle, la facture doit être clarifiée avant la validation.

Quel taux de TVA s'applique aux prestations SaaS ?

Pour les prestations SaaS, le taux normal s'applique en Suisse : selon l'art. 25 al. 1 de la LTVA, la taxe s'élève à 8,1 pour cent, sous réserve du taux réduit et du taux spécial. Le taux normal englobe toutes les prestations imposables qui ne relèvent ni du taux réduit ni du taux spécial ; les services et produits numériques en font partie.

Le taux réduit de 2,6 % s'applique uniquement aux livraisons et prestations énumérées de manière exhaustive – notamment les denrées alimentaires selon la LDAl, les médicaments, l'eau distribuée par conduites, les journaux, les revues et les livres sans caractère publicitaire, ainsi que les journaux, revues et livres électroniques sans caractère publicitaire. Les licences SaaS ne font pas partie de cette énumération. Le taux spécial pour les prestations d'hébergement s'élève à 3,8 %.

Ces taux sont applicables depuis le 1er janvier 2024 et constituent la norme de contrôle : un taux réduit sur une licence standard ou un taux différent du taux normal sur un service numérique doit être contesté.

Comparaison des taux de TVA en Suisse pour les prestations SaaS

Contrôler la TVA sur les factures en devises étrangères et étrangères

Pour les factures en devises étrangères adressées à des clients en Suisse, le montant converti en CHF fait foi pour la comptabilité et la liquidation de la TVA. La devise de facturation influence les obligations en matière de TVA, le taux de change reconnu pour la fiscalité et le montant en CHF qui atterrit dans le bilan après conversion. C'est pourquoi, sur une facture en devise étrangère, le montant de la facture, le taux de conversion appliqué et la mention de TVA avec le montant de la taxe doivent être contrôlés conjointement.

Sur les factures en devises étrangères, trois indications doivent donc être contrôlées : le montant à payer en CHF, le taux de conversion appliqué et la mention de TVA avec le montant de la taxe. Le taux de change fiscalement reconnu fait partie du contrôle des factures, car la devise de facturation a un impact direct sur les obligations en matière de TVA et sur le montant du bilan en CHF.

Si la facture est établie en devise étrangère et payée en francs suisses, le chemin de conversion doit être compréhensible à partir de la facture ou du justificatif de paiement – sinon, le montant de la taxe dans la liquidation de la TVA ne peut pas être justifié. La liquidation elle-même est déposée en ligne via « Décompte TVA pro » sur le portail de l'AFC, en francs suisses et avec le cours justifié.

Si un fournisseur étranger n'est pas inscrit au registre, la taxe se déplace vers le destinataire. Selon l'art. 45 al. 1 de la LTVA, les prestations dont le lieu se trouve en Suisse et qui sont fournies par des entreprises ayant leur siège à l'étranger sans inscription au registre sont soumises à la taxe d'acquisition. L'AFC cite comme exemples, entre autres, les prestations dans le domaine du traitement des données ainsi que la cession et l'octroi de droits immatériels.

Si l'entreprise destinataire est enregistrée en tant que personne assujettie, elle doit déclarer et imposer de telles acquisitions selon l'AFC. Un destinataire non enregistré devient redevable de la taxe d'acquisition s'il acquiert de telles prestations pour un total de plus de 10 000 francs au cours d'une année civile. Si la mention de TVA manque sur la facture d'un fournisseur étranger non inscrit, la taxe d'acquisition doit donc être vérifiée.

Liste de contrôle pour les factures SaaS en devises étrangères

Devise fonctionnelle : ce que cela signifie pour la comptabilité et la fiscalité

Une société ayant son siège statutaire en Suisse doit tenir sa comptabilité en francs suisses ou dans la devise qui est déterminante pour son activité commerciale – la devise fonctionnelle. Si elle évolue dans un environnement international, elle peut tenir sa comptabilité dans la devise étrangère la plus significative.

En cas de choix d'une devise fonctionnelle étrangère, des comptes annuels convertis en francs suisses doivent être établis en plus des comptes annuels dans cette devise ; souvent, les deux jeux de chiffres sont présentés côte à côte dans le même document.

Pour l'impôt fédéral direct sur le bénéfice et le capital en Suisse, le résultat selon les comptes individuels en devise fonctionnelle est déterminant, en particulier pour la détermination du soulagement fiscal pour les revenus et les gains en capital provenant de participations, ainsi que pour la prise en compte des pertes des années précédentes.

L'établissement de l'impôt et la perception de l'impôt s'effectuent toutefois toujours en francs suisses, sur la base des comptes annuels convertis en francs ; ceux-ci reposent généralement sur un cours moyen annuel.

À partir de 2023, des cours de conversion contraignants s'appliquent pour la conversion depuis la devise fonctionnelle ; le rattachement précédent aux cours de change historiques devrait être abandonné. Selon les différences de cours, le choix de la devise fonctionnelle peut influencer significativement la charge fiscale en Suisse. Avec la révision du droit des actions, entrée en vigueur le 1er janvier 2023, le capital-actions peut également être fixé en EUR, USD, GBP ou JPY si la devise fonctionnelle correspondante est choisie.